Kontrola GIOŚ w przedsiębiorstwie – jak się przygotować i uniknąć kar administracyjnych?

GIOŚ przeprowadził w 2024 roku ponad 44 700 kontroli środowiskowych, wykrywając prawie 10 000 naruszeń. Konsekwencje? Ponad 6 100 decyzji o karach finansowych, z których część sięgała miliona złotych. Dla wielu firm wizyta inspektora to wciąż źródło stresu i niepewności. Tymczasem odpowiednie przygotowanie może zmniejszyć ryzyko sankcji, a w niektórych przypadkach całkowicie uniknąć kary.

Z artykułu dowiesz się:

• Jak wygląda procedura kontroli GIOŚ i jakie uprawnienia mają inspektorzy wobec przedsiębiorców?
• Które obszary działalności najczęściej skutkują karami administracyjnymi i jak się przed nimi zabezpieczyć?
• Jakie działania podjąć przed kontrolą, podczas niej i po otrzymaniu decyzji o karze?

GIOŚ i kontrole środowiskowe – kim są inspektorzy i co mogą zrobić?

Inspekcja Ochrony Środowiska działa jako dwustopniowy system nadzoru. Główny Inspektorat Ochrony Środowiska w Warszawie pełni funkcję koordynatora i instancji odwoławczej, podczas gdy 16 wojewódzkich inspektoratów (WIOŚ) przeprowadza bezpośrednie kontrole środowiskowe w terenie. To właśnie inspektorzy WIOŚ pojawiają się w przedsiębiorstwach, weryfikując zgodność działalności z wymogami prawa.

Uprawnienia inspektorów są znacznie szersze niż w przypadku innych organów kontrolnych. Upoważniony pracownik GIOŚ może przez całą dobę wejść na teren zakładu z niezbędnym sprzętem, przeprowadzić pomiary i badania bez zgody właściciela, wstrzymać ruch instalacji czy żądać dostępu do dokumentów finansowych. Co więcej, może korzystać z dronów nad nieruchomością bez konieczności uzyskania przepustki. Te rozległe kompetencje mają jeden cel – skuteczne egzekwowanie przepisów dotyczących ochrony środowiska.

Kontrole dzielą się na planowe i pozaplanowe. Te pierwsze wynikają z rocznych planów działalności kontrolnej i dotyczą przede wszystkim instalacji wymagających pozwolenia zintegrowanego, które sprawdzane są co roku. Instalacje o mniejszym ryzyku kontrolowane są co 2-3 lata. Przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie minimum 7, maksimum 30 dni przed kontrolą planową – to czas na przygotowanie, którego zmarnowanie może kosztować dziesiątki tysięcy złotych.

Kontrole pozaplanowe to inna sytuacja. Wszczynane na skutek zgłoszeń obywateli, wniosków innych organów czy w przypadku awarii, mogą pojawić się bez uprzedzenia. W takich przypadkach przedsiębiorcy muszą polegać wyłącznie na tym, co robili przez cały rok – bez szansy na szybkie poprawki.

Monitoring środowiska i dokumentacja – fundament bezpiecznej kontroli

Podstawą przygotowania jest weryfikacja pozwoleń i decyzji administracyjnych. Inspektorzy przede wszystkim sprawdzają zgodność rzeczywistej działalności z warunkami zawartymi w decyzjach. Brak aktualnego pozwolenia, prowadzenie działalności wykraczającej poza jego zakres czy zaniedbanie terminów – to automatyczna klasyfikacja jako naruszenie Klasy 2, czyli zagrażające zanieczyszczeniem środowiska.

Baza Danych o Produktach i Opakowaniach oraz o Gospodarce Odpadami (BDO) stanowi drugie pole minowe. WIOŚ ma do niej dostęp w czasie rzeczywistym i weryfikuje każdy wpis. Błędy w BDO były drugą co do częstości przyczyną kar w 2024 roku – jak wskazują dane Głównego Inspektoratu Ochrony Środowiska, niewłaściwe wpisy lub ich brak mogą kosztować od 1 000 do 500 000 złotych. Dlatego przed kontrolą warto dokładnie sprawdzić kompletność ewidencji odpadów, poprawność kodów, zgodność ilości zarejestrowanych odpadów z rzeczywistością magazynową oraz aktualizację danych o odbiornikach i transporterach.

Fizyczna weryfikacja magazynów odpadów to kolejny priorytet inspektorów. Czy odpady są w odpowiednich pojemnikach? Czy pojemniki mają etykiety z kodem odpadu, nazwą producenta i datą? Czy warunki magazynowania spełniają wymagania dotyczące temperatury, wilgotności i zabezpieczenia? W 2024 roku 2 220 kar administracyjnych dotyczyło właśnie naruszeń ustawy o odpadach związanych z magazynowaniem.

Dla zakładów emitujących zanieczyszczenia do powietrza czy wód lub generujących hałas, niezbędne są aktualne protokoły z pomiarów. Laboratoria muszą być akredytowane, urządzenia pomiarowe skalibrowane, a roczne sprawozdania o emisji złożone terminowo. Brak pomiarów to kara od 5 000 do 1 000 000 złotych i natychmiastowa klasyfikacja jako naruszenie Klasy 2. To nie są sugestie – to twarde wymogi prawne z konsekwencjami finansowymi.

Kary administracyjne – ile może kosztować zaniedbanie?

System klasyfikacji naruszeń jest dwustopniowy i bezwzględny. Naruszenia Klasy 1 to te bez bezpośredniego zagrożenia dla środowiska – na przykład niezgodność stanu faktycznego z przepisami formalnymi, błędy w dokumentacji czy brak wyników pomiarów przy faktycznej emisji w normie. Konsekwencją jest zarządzenie pokontrolne bez postępowania administracyjnego. Naruszenia Klasy 2 to już poważna sprawa. Zanieczyszczenie faktyczne, przekroczenie standardów emisji, brak wymaganego pozwolenia, niezgodne z zezwoleniem zbieranie odpadów – każde z tych uchybień uruchamia postępowanie administracyjne i decyzję o karze pieniężnej. Co więcej, jeśli podczas jednej kontroli stwierdzi się zarówno naruszenia Klasy 1, jak i Klasy 2, całość klasyfikowana jest jako Klasa 2.

Dane z 2024 roku pokazują, że średnia kara wymierzana przez WIOŚ za naruszenia Klasy 2 wynosiła 15 000-25 000 złotych. Firmy, które wcześniej przeprowadziły audyt wewnętrzny i usunęły nieprawidłowości, otrzymywały obniżone sankcje na poziomie 5 000-10 000 złotych lub całkowicie unikały postępowania administracyjnego. To pokazuje wartość proaktywnego podejścia.

Przedsiębiorstwo bez pozwolenia zintegrowanego na emisję zanieczyszczeń może spodziewać się minimum 10 000 złotych za sam jego brak, plus dodatkowe kary za każdy dzień naruszenia oraz bieżące przekroczenia emisji. Przestępstwa przeciwko środowisku – celowe, umyślne działania powodujące znaczne szkody – mogą skutkować również odpowiedzialnością karną, nie tylko administracyjną.

Przygotowanie do kontroli środowiskowych – praktyczne działania

Zawiadomienie o kontroli to nie kara, lecz szansa. Okres 7-30 dni przed wizytą inspektora wiele firm wykorzystuje na zlecenie audytu wewnętrznego ekspertowi, usunięcie drobnych naruszeń, zebranie dokumentacji i przeszkolenie pracowników. Ten czas przygotowania może zadecydować o dziesiątkach tysięcy złotych różnicy w ewentualnej karze.

Wyznaczenie koordynatora kontroli to jedna z najważniejszych decyzji przedkontrolnych. Jedna osoba odpowiadająca za komunikację z inspektorem, dostarczanie dokumentów i odpowiadanie na pytania eliminuje chaos i nieporozumienia. Dobrze przygotowany koordynator ma dostęp do wszystkich niezbędnych materiałów, zna lokalizację dokumentów i rozumie procesy zachodzące w firmie.

Przygotowanie stanowiska kontrolnego to praktyczna kwestia. Komputer z dostępem do BDO, drukarka, segregator z posortowanymi chronologicznie dokumentami, pokój bez zakłóceń – to minimum, które ułatwia przebieg kontroli i buduje profesjonalny wizerunek firmy. Krótkie instrukcje dla zespołu też się przydają: nie unikaj kontaktu z inspektorem, odpowiadaj uczciwie, zgłaszaj niezwykłe sytuacje koordynatorowi.

Wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego EMAS lub normy ISO 14001 daje konkretne korzyści. Firmy zarejestrowane w EMAS mogą być kontrolowane co 3 lata zamiast co roku, sądy administracyjne biorą pod uwagę wdrożony system przy wymiarze kary, a wewnętrzne audyty chronią całą organizację przed nieprzygotowaniem.

Dokumentowanie wszystkiego to zasada numer jeden. Jeśli można to udokumentować, można to obronić. Decyzje ze złożonymi datami, umowy z dostawcami i odbiorcami, protokoły z pomiarów, korespondencja z organami, szkolenia pracowników, wyniki audytów wewnętrznych – każdy element może być argumentem w postępowaniu odwoławczym.

Księga kontroli – papierowa lub elektroniczna – musi być prowadzona prawidłowo. Inspektor wpisuje do niej numer upoważnienia, datę i czas, zakres przedmiotowy. Brak księgi to mandat do 500 złotych i negatywny sygnał dla inspektora od pierwszych minut kontroli.

Przebieg kontroli GIOŚ – od zawiadomienia do decyzji

Kontrola zaczyna się w momencie, gdy inspektor pokazuje legitymację i upoważnienie. Koordynator przedsiębiorstwa powinien zanotować dane: nazwisko, stanowisko, numer legitymacji. Jeśli inspektor naruszył procedurę – na przykład rozpoczął kontrolę przed upływem 7 dni od zawiadomienia lub przekroczył limit czasu – można wnieść pisemny sprzeciw w ciągu 3 dni roboczych. Sprzeciw wstrzymuje kontrolę na 3 dni, podczas których WIOŚ musi się ustosunkować.

Czynności kontrolne obejmują oględziny terenu i obiektów, pobieranie próbek odpadów lub powietrza, przegląd dokumentacji, przesłuchanie pracowników i kierownictwa, dokonywanie pomiarów oraz fotografowanie obiektów i magazynów. Nie należy utrudniać tych działań, ale każdą podejrzaną obserwację warto dokumentować na piśmie – przyda się przy ewentualnej apelacji.

Po zakończeniu czynności inspektor sporządza protokół kontroli w dwóch egzemplarzach. Zawiera opis działań, ustalenia, czasem klasyfikację naruszeń. Podpis kierownika zakładu oznacza tylko, że przeczytano treść, nie że się z nią zgadza. Można odmówić podpisania i złożyć pisemne stanowisko w ciągu 7 dni – to wskazane, jeśli stwierdzenia wydają się błędne lub krzywdzące.

Dla naruszeń Klasy 1 inspektor wydaje zarządzenie pokontrolne, nakazując usunięcie problemu w określonym terminie. Firma musi poinformować WIOŚ o realizacji – brak informacji traktowany jest jako brak realizacji i pociąga za sobą karę. Dla naruszeń Klasy 2 rozpoczyna się postępowanie administracyjne. WIOŚ zbiera dodatkowe dowody, wysyła pismo z pytaniem o stanowisko, wydaje decyzję o karze pieniężnej. Maksymalny termin to 14 dni od doręczenia protokołu, w praktyce 30-60 dni.

Droga odwoławcza. Jak walczyć z karą administracyjną od GIOŚ?

Po otrzymaniu decyzji o karze firma ma 14 dni na złożenie odwołania do Głównego Inspektoratu Ochrony Środowiska. Odwołanie nie musi być uzasadnione – wystarczy wyrażenie niezadowolenia – ale konkretne zarzuty zwiększają szanse na sukces. Błędna klasyfikacja naruszenia, kara nieadekwatna do winy, naruszenie procedury – to typowe podstawy.

WIOŚ ma 7 dni na przesłanie akt do GIOŚ, który rozpatruje odwołanie zwykle w ciągu miesiąca, maksymalnie przez 3 miesiące. GIOŚ może utrzymać decyzję (najczęściej), zmienić ją – obniżyć karę lub zmienić klasyfikację – albo uchylić, co wymaga wznowienia postępowania. Praktyka pokazuje, że firmy wygrywają około 20-25 proc. odwołań do GIOŚ.

Jeśli wynik wciąż nie satysfakcjonuje, można wnieść skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji GIOŚ. Opłata sądowa wynosi 100 złotych. Skarga musi wskazywać naruszenie prawa, procedury lub interesu prawnego, zawierać oznaczenie zaskarżonej decyzji, numer sprawy, zwięzły opis naruszenia i żądanie.

WSA bada nie tylko procedurę, ale też czy GIOŚ prawidłowo zastosował przepisy merytoryczne. Sąd może żądać nowych dowodów, zapoznaje się ze stanowiskiem inspektoratu. Wyrok wydawany jest w ciągu 3-6 miesięcy. Sukces w skargach do WSA osiąga 15-30 proc. firm, zależnie od typu naruszenia i jakości przygotowania sprawy. Druga instancja – Naczelny Sąd Administracyjny – to już procedura kasacyjna, rzadka i skomplikowana.

Procedury odwoławcze są możliwe, ale wymagają profesjonalnego doradztwa prawnika specjalizującego się w prawie ochrony środowiska. Samodzielne działanie może przynieść efekt, ale fachowa pomoc znacznie zwiększa szanse.

Monitoring środowiska i strategia długoterminowa

Najłatwiej uniknąć kar, zanim przyjdzie inspektor. Audyt wewnętrzny – często nazywany „audytem zerowym” – obejmuje przegląd wszystkich obowiązków, ocenę ryzyk środowiskowych, identyfikację niezgodności z przepisami, raport z brakami i plan działań naprawczych z harmonogramem. Firmy mogą usunąć problemy przed wizytą WIOŚ, a wsparcie eksperta podczas kontroli daje poczucie bezpieczeństwa. Sądy administracyjne obniżają kary, jeśli przedsiębiorca wykazał staranność.

Negocjacje i ugody to niedoceniany element. W praktyce przedsiębiorcy mogą zaproponować dodatkowe działania naprawcze w trakcie postępowania – instalację urządzenia filtracyjnego, przeprowadzenie audytu. Złożenie zobowiązania do usunięcia naruszenia w określonym terminie, wykazanie szczerości w chęci poprawy na podstawie Kodeksu postępowania administracyjnego – to drogi do zmniejszenia kary.

Główny Inspektorat Ochrony Środowiska nie jest wrogiem biznesu. Jego rola to egzekwowanie przepisów, ale także wspieranie firm w realizacji wymagań. Część przedsiębiorców traktuje kontrolę jako okazję do ulepszenia swoich praktyk środowiskowych i otrzymuje pomoc WIOŚ w realizacji zmian.

Perspektywa zrównoważonego rozwoju i wymogi CSRD sprawiają, że monitoring środowiska przestaje być tylko obowiązkiem prawnym – staje się elementem strategii biznesowej. Firmy, które wdrażają systemy zarządzania środowiskowego, zyskują nie tylko spokój przed kontrolami, ale też przewagę konkurencyjną i lepszy dostęp do zielonego finansowania.

Współpraca z organami w duchu ładu korporacyjnego oznacza transparentność, terminowe składanie sprawozdań, uczestnictwo w programach dobrowolnych. Takie podejście buduje pozytywny wizerunek i zmniejsza ryzyko restrykcyjnych kar w przypadku drobnych naruszeń.

FAQ

NAJWAŻNIEJSZE WNIOSKI

1. Proaktywne przygotowanie zmniejsza ryzyko kar o 60-80 proc. – audyt wewnętrzny przed kontrolą, aktualizacja dokumentacji i weryfikacja zgodności z pozwoleniami to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie w postaci unikniętych sankcji finansowych.
2. Dokumentacja decyduje o wyniku postępowania – każdy element działalności przedsiębiorstwa powinien być udokumentowany, od pomiarów emisji po umowy z odbiorcami odpadów, ponieważ jeśli można to udokumentować, można to obronić przed inspektorem i sądem administracyjnym.
3. Procedury odwoławcze dają realną szansę na obniżenie kar – około 20-25 proc. odwołań do GIOŚ i 15-30 proc. skarg do WSA kończy się sukcesem, ale wymaga to profesjonalnego przygotowania i wsparcia prawnika specjalizującego się w prawie ochrony środowiska.

Aleksandra Mrozek-Nowak

Akademia ESG to największa w Polsce baza wiedzy o ESG. Inspirujemy do wdrażania zrównoważonych praktyk, stając się miejscem pierwszego wyboru dla każdego, szukającego najlepiej przygotowanych informacji na temat ESG. E-mail: a.mrozek@akademiaesg.pl

Napisz do nas