Zielone umowy najmu. Kto za co odpowiada w budynku komercyjnym?

Zielone umowy najmu zyskują popularność na polskim rynku nieruchomości komercyjnych. Choć nie mają jeszcze mocy prawnej, wiodące grupy nieruchomościowe zaczynają włączać zapisy dotyczące ESG do swoich kontraktów. Problem w tym, że większość z nich to puste deklaracje. Zmiana zaczyna się tam, gdzie obie strony – najemca i wynajmujący – wiedzą dokładnie, co mają robić.

Z artykułu dowiesz się:

• Jakie działania musi podejmować najemca w zielonej umowie najmu?
• Za co odpowiada właściciel budynku i jakiej infrastruktury musi dostarczyć?
• Kiedy zobowiązania przestają być deklaracjami i stają się prawnie wiążące?

Dwa światy zielonych zapisów

Nie każda zielona umowa najmu jest taka sama. Branża rozróżnia dwa typy klauzul: light green i dark green. Pierwsze to ogólne deklaracje o trosce o środowisko – bez konkretów, mierzalnych celów i sankcji. Najemca nie musi się z nich wywiązywać, bo ich niedopełnienie nie niesie za sobą żadnych konsekwencji. Drugie to precyzyjne zobowiązania z liczbami i limitami. Przykład? Ujęta w umowie maksymalna gęstość mocy oświetlenia wynosi 7 W/m², minimalny przepływ świeżego powietrza to 40 m³/h na osobę, a strumień wody w baterii umywalkowej nie może przekraczać 6 l/min. To nie są sugestie – to wymagania techniczne, których niespełnienie może prowadzić do kar finansowych lub wypowiedzenia umowy.

Większość obecnych umów w Polsce to light green. Firmy podpisują dokumenty z hasłami o zrównoważonym rozwoju, ale brakuje w nich konkretnych liczb i mechanizmów weryfikacji. Taka sytuacja sprzyja greenwashingowi – pozornie przyjaznym środowisku działaniom bez faktycznego wpływu.

Pięć obszarów, w których najemca musi działać

Najemca, jako użytkownik przestrzeni, odpowiada za codzienne funkcjonowanie wynajmowanych pomieszczeń. Nie może zrzucić odpowiedzialności na właściciela budynku – to on generuje większość emisji i zużywa media. Zobowiązania dzielą się na pięć grup:

1. Efektywność energetyczna – najemca montuje oświetlenie LED, instaluje wysokosprawne systemy HVAC, dba o odpowiednią regulację temperatury. W umowach dark green pojawiają się tu twarde limity – na przykład gęstość mocy oświetlenia nie może przekroczyć 7 W/m². Przekroczenie tego progu to naruszenie umowy.
2. Gospodarka wodna – najemca ogranicza zużycie przez montaż baterii o niskim przepływie – często z wymogiem maksymalnie 6 l/min przy określonym ciśnieniu. Musi też dbać o minimalne normy jakości powietrza, zapewniając przynajmniej 40 m³/h świeżego powietrza na osobę.
3. Gospodarka odpadami – selektywna zbiórka, segregacja, recykling – najemca musi korzystać z infrastruktury segregacyjnej dostarczonej przez wynajmującego. Do tego unika jednorazowych opakowań i wybiera produkty wielokrotnego użytku.
4. Remonty i adaptacja – podczas przebudowy przestrzeni najemca stosuje wyłącznie certyfikowane, ekologiczne materiały budowlane. W umowach dark green ten wymóg jest bezwzględny.
5. Transport – najemca wspiera ekologiczne formy dojazdów pracowników – korzysta z pojazdów elektrycznych, rowerów, komunikacji publicznej. Korzysta też z infrastruktury, którą zapewnia właściciel: stacji ładowania aut elektrycznych czy stojaków na rowery.

Co musi zapewnić właściciel?

Wynajmujący nie może ograniczyć się do stawiania wymagań najemcy. Jego rola polega na stworzeniu warunków, które umożliwią realizację zobowiązań ekologicznych. To on odpowiada za infrastrukturę i systemy budynku. Wśród jego zobowiązań także można wyróżnić pięć kategorii:

1. Infrastruktura – właściciel dostarcza pojemniki do segregacji odpadów, stacje ładowania pojazdów elektrycznych, stojaki na rowery i miejsca parkingowe dla hulajnóg. Bez tego najemca nie może spełniać swoich zobowiązań – nie da się segregować śmieci, jeśli nie ma gdzie ich wrzucać.
2. Energia – wynajmujący odpowiada za dostarczanie prądu, ogrzewania i chłodzenia ze źródeł odnawialnych. Jeśli budynek pobiera energię ze zwykłej sieci, najemca nie ma wpływu na ślad węglowy swojej działalności.
3. Dokumentacja – od 28 kwietnia 2023 r. wynajmujący ma bezwzględny obowiązek dostarczyć kopię świadectwa charakterystyki energetycznej budynku przy zawarciu umowy lub jej przedłużeniu. Świadectwo musi być aktualne i nie może dokonywać zmian w instalacjach, które pogorszyłyby klasę efektywności energetycznej.
4. Systemy monitorowania – właściciel wdraża system BMS (Building Management System), który śledzi zużycie energii, wody i innych zasobów w czasie rzeczywistym. Takie systemy automatycznie wyłączają urządzenia w określonych godzinach i zbierają dane potrzebne do raportowania.
5. Wymiana danych – wynajmujący udostępnia najemcy informacje o zużyciu mediów, emisjach dwutlenku węgla i innych wskaźnikach środowiskowych. Bez tych danych najemca nie może raportować swojego wpływu ani weryfikować, czy spełnia cele umowy.

Gdy deklaracje stają się zobowiązaniami

Różnica między light green a dark green to nie tylko filozofia – to mechanizm egzekwowania zobowiązań. W umowach light green niedopełnienie zapisów nie pociąga żadnych konsekwencji. W umowach dark green stosuje się system trzystopniowy.

1. Pierwszy stopień to upomnienie. Wynajmujący wzywa najemcę do zmiany zachowania i przestrzegania zapisów umowy. To ostrzeżenie, ale bez finansowych skutków.
2. Drugi to kary umowne. Jeśli najemca nie reaguje na upomnienie, płaci określone wcześniej w umowie kary finansowe. Sankcje nie zwalniają z obowiązku naprawienia uchybień – najemca musi zarówno zapłacić, jak i dostosować się do wymagań.
3. Trzeci to wypowiedzenie umowy. To ostateczność, stosowana gdy najemca uporczywie narusza zobowiązania środowiskowe. Kryteria wypowiedzenia muszą być precyzyjnie określone w umowie.

Warto zauważyć asymetrię odpowiedzialności. Sankcje dotyczą przede wszystkim najemcy – to on ponosi konsekwencje za codzienne działania. Wynajmujący rzadziej podlega karom, choć jego obowiązki są równie istotne. Ta nierównowaga wynika z konstrukcji umowy: właściciel zapewnia warunki, najemca z nich korzysta.

Raportowanie łączy obie strony

Dyrektywa CSRD zmienia perspektywę patrzenia na zielone umowy najmu. Firmy zobowiązane do raportowania ESG potrzebują precyzyjnych danych o zużyciu energii, wody i emisjach. Zielona umowa najmu – jeśli zawiera klauzule dark green – dostarcza tych informacji automatycznie.

Najemca i wynajmujący wymieniają dane o mediach, odpadach i emisjach dwutlenku węgla. Systemy BMS generują raporty w czasie rzeczywistym, które można wykorzystać do sprawozdawczości ESG. Sektor nieruchomości odpowiada za znaczną część emisji w gospodarce – precyzyjne dane z budynków komercyjnych są niezbędne do śledzenia postępów w dekarbonizacji.

Problem w tym, że większość obecnych umów nie zawiera mierzalnych wskaźników KPI. Brakuje konkretnych liczb, które można zweryfikować. Dark green klauzule rozwiązują ten problem – każdy parametr (gęstość mocy oświetlenia, przepływ wody, ilość świeżego powietrza) ma określoną wartość graniczną i można go zmierzyć.

Najważniejsze wnioski

1. Najemca odpowiada za efektywność energetyczną, gospodarkę wodą, segregację odpadów, ekologiczne remonty i wspieranie zrównoważonego transportu pracowników, podczas gdy wynajmujący musi zapewnić infrastrukturę segregacyjną i transportową, energię ze źródeł odnawialnych, systemy monitorowania oraz wymianę danych środowiskowych.
2. Klauzule light green to deklaracje bez konsekwencji prawnych, natomiast dark green zawierają konkretne limity techniczne i mechanizmy sankcji – od upomnienia przez kary finansowe po wypowiedzenie umowy.
3. Zielone umowy najmu z precyzyjnymi wskaźnikami KPI ułatwiają raportowanie zgodne z CSRD, dostarczając obu stronom mierzalnych danych o zużyciu mediów i emisjach dwutlenku węgla.

Marta Maj

Od ponad 10 lat zajmuję się wszystkim, co związane z contentem. Moje doświadczenie w pracy dziennikarskiej i wrodzona ciekawość tworzą zgrany duet, który pozwala mi tworzyć artykuły, które przeczyta i laik, i ekspert. Dodatkowo zajmuję się korektą tekstów – przecinki, strzeżcie się! E-mail: m.maj@akademiaesg.pl

Napisz do nas