Grupa Raben mierzyła się z problemem związanym z usprawnieniem raportowania ESG w dużej organizacji. Rozwiązaniem okazało się wdrożenie platformy Diaphane Software, która pozwoliła na zebranie, przetworzenie i analizę dużej ilości danych pochodzących z różnych źródeł.
| Nazwa firmy | Raben Group |
| Branża | Logistyka |
| Liczba pracowników | 3,8 tys. |
| Kategoria | Environment / Social / Governance |
| Czy firma sporządza raporty niefinansowe | Tak |
Problem
Grupa Raben stanęła przed wyzwaniem opracowania procesu raportowania ESG w złożonej strukturze organizacyjnej. Niezbędne było wdrożenie rozwiązań, dzięki którym raportowanie wskaźników zrównoważonego rozwoju byłoby rzetelne, sprawne i efektywne.
Cele
Nadrzędnym celem było znalezienie narzędzia, które pozwoliłoby usprawnić proces raportowania ESG oraz umożliwić szybką reakcję na nieprzewidziane sytuacje. Rozwiązanie miało sprostać kluczowym wymaganiom:
- zbieranie danych w jednym miejscu w odpowiedniej strukturze,
- niewrażliwość danych na zmiany osobowe w firmie (pamięć instytucji),
- pełna kontrola nad przebiegiem procesu i możliwość wczesnego reagowania,
- dokumentacja źródłowa ułatwiająca weryfikację danych,
- bezpieczeństwo danych – gromadzenie, przetwarzanie i przechowywanie oraz ograniczenia dostępu użytkowników tylko do przeznaczonych dla nich treści,
- automatyzacja.
Wskazane czynniki były istotne zarówno dla osób zarządzających procesem raportowania, jak i tych, które dokonują weryfikacji danych i odpowiadają za interpretację i opracowanie treści do raportu.
Rozwiązanie
Raben, dążąc do optymalizacji procesu raportowania oraz szukając rozwiązania umożliwiającego zarządzanie procesem agregowania danych ESG na poziomie całej Grupy (do 2020 r. ujawnienia obejmowały tylko wybrane lokalizacje), zdecydował się rozpocząć współpracę z Diaphane.
Na pierwszym etapie współpracy, jeszcze przed rozpoczęciem zbierania danych, wstępnie zdefiniowany przez Raben zakres raportowania został opracowany w systemie Diaphane i przedstawiony w formie formularzy z pytaniami kierowanymi do określonych interesariuszy wewnętrznych.
W kolejnym kroku został określony sposób zbierania danych. W przypadku Grupy Raben jest to cykl roczny, a większość wskaźników raportowana jest na poziomie całej grupy, z uwzględnieniem danych przekazywanych przez poszczególne kraje i spółki.
Konieczne było odzwierciedlenie struktury organizacyjnej w narzędziu, a do poszczególnych jednostek przydzielenie użytkowników oraz nadanie im uprawnień.
Na etapie dostosowywania generycznych treści (GRI Standards) do potrzeb Grupy Raben określono różne kategorie, typy, rodzaje itd. odnoszące się do danych liczbowych – w zależności od specyfiki danego wskaźnika. W efekcie dane zbierane były w rozbiciach (np. na typy działalności czy rodzaje pojazdów), dostosowując je do wytycznych oraz charakterystyki branży i organizacji.
Korzyści
Pierwszy cykl raportowy całej Grupy Raben udowodnił, że zastosowanie platformy Diaphane umożliwia łatwe dodawanie kolejnych obszarów raportowania. I to w sposób pozwalający jednocześnie zachować porównywalność danych z różnych okresów i odpowiadać na nowe potrzeby.
Wydany w kwietniu 2022 r. The Raben Group Sustainability Report za 2021 oraz 2022 r. to efekt współpracy obu podmiotów.
Narzędzia
Grupa Raben wdrożyła platformę Diaphane Software. Umożliwia ona automatyczne zbieranie, przetwarzanie i analizowanie danych z zakresu ESG oraz stworzenie raportu. System umożliwia tworzenie tabel przestawnych i dowolne zestawianie odpowiednio zebranych danych. Z kolei automatyczne wyliczenia pozwalają zachować rzetelność wyniku bez względu na to, jak drobne są rozbicia czy z jak wielu źródeł pochodzą dane.
Komentarz eksperta
