Akademia ESG (ESGA sp. z o.o.) kieruje się wartościami odpowiedzialności, przejrzystości i uczciwości we wszystkich relacjach z interesariuszami, w tym z partnerami biznesowymi i dostawcami. W praktyce oznacza to dbałość o dotrzymywanie zobowiązań finansowych wobec kontrahentów. Wierzymy, że odpowiedzialne relacje powinny opierać się na wzajemnym szacunku i zaufaniu – dlatego jednym z naszych podstawowych obowiązków jest terminowe regulowanie należności za otrzymane towary i usługi. Taka postawa jest spójna z dobrymi praktykami odpowiedzialnego biznesu.. Zapewnienie punktualnych płatności traktujemy jako wyraz uczciwości i rzetelności wobec naszych dostawców, co bezpośrednio wynika z misji Akademii ESG oraz przyjętych przez nas wartości etycznych.
Akademia ESG prowadzi działalność zgodnie z ideą zrównoważonego i etycznego biznesu, dlatego czerpiemy z uznanych standardów rynkowych dotyczących terminowego regulowania zobowiązań. W skali międzynarodowej funkcjonują inicjatywy oraz kodeksy dobrych praktyk (takie jak Partnerstwo na rzecz terminowego płacenia czy branżowe kodeksy płatności), które zachęcają firmy do uczciwego i terminowego wywiązywania się ze zobowiązań wobec kontrahentów oraz do transparentności w praktykach płatniczych. Akademia ESG identyfikuje się z tym podejściem – wspieramy idee promowane przez takie programy i dobrowolne zobowiązania, zobowiązując się do przestrzegania najwyższych standardów etycznych w obszarze płatności.
Podobnie jak wiele instytucji edukacyjnych, doradczych oraz organizacji promujących ESG, traktujemy terminowe płatności jako istotny element społecznej odpowiedzialności biznesu i dobrych praktyk w łańcuchu dostaw. Organizacje zajmujące się zrównoważonym rozwojem podkreślają, że do kluczowych aspektów relacji z dostawcami należą m.in. uczciwe warunki kontraktów, terminowe płacenie należności oraz niewykorzystywanie przewagi ekonomicznej przy ustalaniu warunków współpracy. Nasza polityka płatności odzwierciedla te zasady – zobowiązujemy się nie tylko dotrzymywać uzgodnionych terminów zapłaty, ale też kształtować warunki umów w sposób sprawiedliwy i przejrzysty, z poszanowaniem partnerów biznesowych niezależnie od ich wielkości. Takie podejście sprzyja budowaniu długofalowych, opartych na zaufaniu relacji z dostawcami oraz ogranicza ryzyko zatorów płatniczych w gospodarce. Co więcej, terminowe płatności wzmacniają stabilność finansową naszych kontrahentów – poprawiają ich płynność i zmniejszają ryzyko, szczególnie w przypadku mniejszych dostawców. Tym samym przyczyniamy się do zrównoważonego rozwoju całego łańcucha dostaw.
Nasza firma kładzie nacisk na punktualne regulowanie wszelkich zobowiązań finansowych wobec dostawców. Zobowiązujemy się przestrzegać uzgodnionych terminów płatności wynikających z umów i faktur. Standardowo dążymy do możliwie szybkiego opłacania należności (np. 30 dni od otrzymania faktury, o ile umowa nie stanowi inaczej), a w każdym wypadku nie przekraczamy ustalonych terminów. Akademia ESG zapewnia, że polityka terminowych płatności jest przestrzegana na wszystkich szczeblach organizacji – od zarządu po pracowników odpowiedzialnych za realizację płatności. Terminowe płacenie dostawcom jest nie tylko wymogiem prawnym i biznesowym, ale przede wszystkim kwestią naszej odpowiedzialności i etyki biznesu. W razie wystąpienia okoliczności utrudniających zapłatę na czas (np. błędu proceduralnego lub siły wyższej), dokładamy starań, aby jak najszybciej uregulować należność oraz minimalizować skutki opóźnienia dla kontrahenta.
Nasze zobowiązanie obejmuje także dotrzymywanie standardów branżowych oraz spełnianie wymogów prawa dotyczących terminów zapłaty. Akademia ESG działa zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu opóźnieniom w transakcjach handlowych, które określają maksymalne dopuszczalne terminy płatności. Dążymy jednak, by nasze praktyki wykraczały poza minimum wymagane prawem – promujemy kulturę płatniczą, w której płatności realizowane są punktualnie lub przed terminem, co stanowi wyraz szacunku dla pracy naszych dostawców. Takie proaktywne podejście jest zgodne z ideą bycia „terminowym płatnikiem” i potwierdza reputację Akademii ESG jako rzetelnego partnera biznesowego.
W Akademii ESG wdrożyliśmy rygorystyczny system monitorowania terminów płatności, aby zapewnić pełną kontrolę nad realizacją naszych zobowiązań wobec dostawców. Każda otrzymana faktura i umowa z dostawcą jest rejestrowana w wewnętrznym systemie finansowo-księgowym, który przypisuje jej określony termin płatności zgodny z warunkami umownymi. Dział Finansowy na bieżąco śledzi harmonogram należności – regularnie generowane są raporty nadchodzących płatności, co umożliwia wcześniejsze zaplanowanie przelewów i zapobieganie opóźnieniom.
W ramach kontroli wewnętrznej ustanowiliśmy także mechanizmy wczesnego ostrzegania. Oprogramowanie księgowe sygnalizuje zbliżające się terminy zapłaty oraz automatycznie przypomina odpowiedzialnym pracownikom o konieczności realizacji płatności. W przypadku wykrycia ryzyka opóźnienia (np. z powodu niezgodności dokumentów lub kwestii spornych do wyjaśnienia), uruchamiane są procedury interwencyjne – pracownicy niezwłocznie informują przełożonych oraz podejmują działania korygujące, by uregulować płatność na czas lub możliwie najszybciej. Nasza polityka przewiduje dodatkową autoryzację wyjątkowych przesunięć terminów – każda zmiana wymaga akceptacji osoby na stanowisku kierowniczym, co zapobiega przypadkowym opóźnieniom i zapewnia nadzór nad ewentualnymi odstępstwami.
Regularnie dokonywany jest przegląd wewnętrzny procesu płatności (np. miesięczna kontrola zgodności terminów) w celu weryfikacji, czy wszystkie zobowiązania są regulowane terminowo. Wyniki monitoringu są raportowane zarządowi spółki. Dzięki tym praktykom Akademia ESG utrzymuje wysoką dyscyplinę płatniczą i minimalizuje ryzyko powstawania opóźnień.
Przejrzystość i dialog stanowią fundament naszych relacji z partnerami biznesowymi, dlatego w przypadku jakichkolwiek opóźnień lub nieprawidłowości w płatnościach prowadzimy otwartą komunikację z dostawcami. Jeżeli z przyczyn od nas niezależnych wystąpi opóźnienie w płatności lub zaobserwujemy potencjalny problem mogący wpłynąć na termin zapłaty, niezwłocznie informujemy o tym fakcie zainteresowanego dostawcę. Kontaktujemy się z wyprzedzeniem (telefonicznie lub mailowo), wyjaśniając przyczyny opóźnienia oraz przedstawiając plan działania w celu uregulowania należności.
Akademia ESG zobowiązuje się do szczerej i konstruktywnej komunikacji – w dialogu z dostawcą podajemy przewidywany nowy termin płatności lub proponujemy tymczasowe rozwiązania (np. płatność częściowa), aby zminimalizować negatywny wpływ opóźnienia. Zapewniamy, że każdy przypadek opóźnienia traktujemy priorytetowo i dokładamy starań, by odbudować zaufanie poprzez wywiązanie się z ustaleń w najszybszym możliwym terminie. Równocześnie zachęcamy dostawców do bieżącego kontaktu z naszą firmą w razie pytań o status płatności – nasi pracownicy udzielają pełnej informacji o stanie rozliczeń i służą pomocą w wyjaśnianiu ewentualnych niejasności.
Taka otwarta postawa komunikacyjna wpisuje się w wartość przejrzystości, którą wyznajemy. Uważamy, że szybkie i uczciwe informowanie o ewentualnych problemach jest lepsze niż przemilczenie opóźnienia. Dzięki temu dostawca może lepiej zarządzać własnymi finansami i ma pewność, że traktujemy go po partnersku, z szacunkiem należnym kluczowym interesariuszom naszej działalności.
Aby zapewnić dwustronną komunikację i możliwość szybkiego reagowania, Akademia ESG ustanowiła jasne mechanizmy zgłaszania opóźnień przez dostawców. Każdy partner biznesowy ma prawo poinformować nas o zauważonym opóźnieniu w płatności lub innych nieprawidłowościach w rozliczeniach, a my zobowiązujemy się takie sygnały traktować poważnie i niezwłocznie podejmować działania naprawcze. Uruchomiliśmy dedykowany adres e-mail (kontakt@akademiaesg.pl), pod którym dostawcy mogą zgłaszać wszelkie przypadki przekroczenia terminu płatności, wątpliwości co do salda rozliczeń czy inne związane z tym problemy.
Wiadomości kierowane na ten adres trafiają bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za nadzór nad polityką płatności, co gwarantuje szybką reakcję. Procedura wewnętrzna przewiduje, że na zgłoszenie odpowiadamy nie później niż w ciągu 2 dni roboczych, przekazując informację o podjętych krokach i planowanym terminie rozwiązania sprawy. Jeśli zgłoszenie dotyczy opóźnionej płatności, priorytetowo ustalamy stan faktyczny (sprawdzamy status płatności w systemie, weryfikujemy ewentualne błędy) i jak najszybciej regulujemy zaległość wraz z należnymi odsetkami, jeżeli są przewidziane przepisami lub umową. W przypadku innych nieprawidłowości (np. rozbieżności kwot) podejmujemy wyjaśnienia we współpracy z dostawcą, aby skorygować błąd.
Chcemy, by nasi dostawcy mieli pewność, że ich głos jest słyszany – kanał zgłoszeniowy pozwala na anonimowe przekazanie informacji, jeśli ktoś obawia się ujawnienia tożsamości (choć zachęcamy do podpisywania zgłoszeń dla ułatwienia dialogu). Każde zgłoszenie jest analizowane przez kierownictwo pod kątem przyczyn opóźnienia, co pomaga nam ulepszać wewnętrzne procesy. Mechanizm ten służy umacnianiu transparentności i budowaniu atmosfery zaufania – dostawcy wiedzą, że mogą liczyć na nasze wsparcie i reakcję w razie problemów z płatnościami.
Polityka obowiązuje od dnia 01.11.2024 r.
