Skuteczne przeciwdziałanie korupcji. Jak wdrożyć system antykorupcyjny w firmie?

Według badań Association of Certified Fraud Examiners, firmy tracą rocznie średnio 5 proc. przychodów z powodu różnych form korupcji, a koszty reputacyjne mogą być jeszcze wyższe. Planowane zmiany legislacyjne w Polsce wprowadzą obowiązkowe procedury antykorupcyjne dla średnich i dużych przedsiębiorców. Wobec tego proaktywne działania mogą dać znaczną przewagę konkurencyjną.

Z artykułu dowiesz się:

• Jakie elementy musi zawierać system antykorupcyjny, aby spełniał międzynarodowe standardy?
• Ile kosztuje wdrożenie polityki antykorupcyjnej i jakie korzyści przynosi certyfikacja ISO 37001?
• Jak zorganizować skuteczne zgłaszanie korupcji zgodnie z nowymi przepisami o ochronie sygnalistów?

Dlaczego system antykorupcyjny to inwestycja, a nie koszt

Wdrożenie systemu antykorupcyjnego w firmie przypomina budowę systemu bezpieczeństwa – wydaje się zbędnym wydatkiem dopóty, dopóki nie zajdzie potrzeba jego użycia. Różnica polega na tym, że korupcja może zniszczyć organizację znacznie szybciej niż włamywacz czy pożar. Praktyki korupcyjne generują straty wielopoziomowe:

• bezpośrednie koszty finansowe,
• utratę kontraktów,
• kary prawne,
• a przede wszystkim nieodwracalne szkody wizerunkowe.

Norma ISO 37001 wyznacza międzynarodowy standard zarządzania działaniami antykorupcyjnymi, który pozwala organizacjom zapobiegać, wykrywać i przeciwdziałać praktykom korupcyjnym niezależnie od ich źródła. Standard ten nie jest jedynie zbiorem procedur – to kompleksowy framework budowania kultury organizacyjnej opartej na przejrzystości. Certyfikacja według tej normy staje się coraz częściej wymaganiem w przetargach publicznych i współpracy międzynarodowej.

Koszty wdrożenia różnią się w zależności od wielkości organizacji. Małe firmy mogą spodziewać się wydatków rzędu 15-30 tysięcy złotych, średnie przedsiębiorstwa 30-80 tysięcy, a duże korporacje nawet 200 tysięcy złotych. Te nakłady zwracają się jednak wielokrotnie poprzez uniknięcie potencjalnych strat i zwiększenie wiarygodności biznesowej.

Polityka antykorupcyjna jako fundament całego systemu

Polityka antykorupcyjna jest jak konstytucja organizacji w walce z korupcją – dokument, który definiuje zasady, wartości i standardy postępowania wszystkich pracowników. Skuteczna polityka musi być konkretna, zrozumiała i jednoznacznie komunikować podejście „zero tolerancji” dla wszystkich form korupcji. Nie wystarczy ogólne oświadczenie o etycznym prowadzeniu biznesu – potrzebne są precyzyjne definicje, przykłady sytuacji zagrożonych i jasne konsekwencje naruszeń. Dokument powinien obejmować definicje takich pojęć jak korupcja, korzyść majątkowa i osobista, konflikt interesów czy nieprawidłowości. Ważne jest też określenie ról i odpowiedzialności poszczególnych poziomów zarządzania oraz procedur postępowania w sytuacjach wątpliwych. Polityka antykorupcyjna nie może być dokumentem, który trafia do szuflady – musi stać się żywym elementem codziennej praktyki biznesowej.

Proces opracowania polityki powinien angażować różne poziomy organizacji, od najwyższego kierownictwa po pracowników operacyjnych. Tylko dzięki takiemu podejściu można stworzyć dokument, który będzie rzeczywiście odzwierciedlał specyfikę organizacji i jej środowiska działania. Gotowe szablony mogą stanowić punkt wyjścia, ale każda firma musi dostosować politykę do swojej unikalnej sytuacji.

Ocena ryzyka korupcyjnego – mapowanie zagrożeń

Skuteczne przeciwdziałanie korupcji wymaga dokładnego zrozumienia, gdzie i w jakich okolicznościach może ona wystąpić. Ocena ryzyka korupcyjnego to proces systematycznego identyfikowania, analizowania i wartościowania zagrożeń związanych z działalnością organizacji. Nie chodzi tu o akademickie ćwiczenie, ale o praktyczne narzędzie zarządzania, które pozwala efektywnie alokować zasoby i skupić uwagę na obszarach najbardziej podatnych na korupcję.

Pierwszym krokiem jest mapowanie procesów biznesowych pod kątem podatności na korupcję. Szczególnej uwagi wymagają procesy związane z zamówieniami publicznymi, relacjami z urzędnikami, decyzjami o zatrudnieniu czy współpracą z partnerami w krajach o wysokim ryzyku korupcyjnym. Każdy z tych obszarów wymaga specyficznych środków zabezpieczających i procedur kontrolnych.

Ocena musi uwzględniać zarówno prawdopodobieństwo wystąpienia korupcji, jak i potencjalny wpływ na organizację. System zarządzania ESG wymaga, aby organizacje regularnie dokonywały przeglądu i aktualizacji ocen ryzyka, co najmniej raz na dwa lata. Nowe regulacje prawne czy ekspansja na nowe rynki mogą mocno wpłynąć na profil ryzyka korupcyjnego firmy.

Zgłaszanie korupcji zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów z czerwca 2024 r. rewolucjonizuje podejście do zgłaszania nieprawidłowości w polskich organizacjach. Firmy zatrudniające ponad 50 osób muszą utworzyć wewnętrzne kanały zgłaszania, które zapewnią sygnalistom ochronę przed działaniami odwetowymi. To nie jest jedynie wymóg formalny – skuteczny system zgłaszania stanowi jeden z najważniejszych mechanizmów wykrywania praktyk korupcyjnych. System musi oferować różnorodne kanały komunikacji, jak zgłoszenia ustne przez telefon lub podczas spotkań osobistych, pisemne za pomocą formularzy internetowych, e-maili czy tradycyjnej korespondencji. Niezwykle istotna jest możliwość składania zgłoszeń anonimowych, które często są jedynym sposobem ujawnienia poważnych nieprawidłowości. Pracownicy muszą mieć pewność, że ich tożsamość pozostanie chroniona, a informacje będą traktowane poufnie.

Ustawa wprowadza odwrócony ciężar dowodu w przypadku podejrzeń o działania odwetowe wobec sygnalistów. To oznacza, że pracodawca musi udowodnić, iż podjęte wobec pracownika działania nie były motywowane zemstą za zgłoszenie nieprawidłowości. Organizacje muszą też zagwarantować sprawne procedury rozpatrywania zgłoszeń, z jasno określonymi terminami i osobami odpowiedzialnymi za weryfikację informacji.

Szkolenia i budowanie świadomości antykorupcyjnej

Najlepsze procedury pozostają bezużyteczne, jeśli pracownicy nie rozumieją ich sensu ani nie potrafią je zastosować w praktyce. Skuteczny program szkoleń antykorupcyjnych musi być dostosowany do specyfiki ról pełnionych przez poszczególnych pracowników i regularnie aktualizowany. Nie wystarczy jednorazowe przeszkolenie podczas wdrożenia systemu – świadomość antykorupcyjna wymaga ciągłego odświeżania i pogłębiania.

Program powinien obejmować szkolenia podstawowe dla wszystkich pracowników, które wprowadzają definicje, prawne aspekty przestępstw korupcyjnych i procedury zgłaszania nieprawidłowości. Równolegle należy organizować szkolenia specjalistyczne dla grup szczególnie narażonych na ryzyko korupcyjne. Kadra zarządzająca potrzebuje wiedzy o odpowiedzialności za system antykorupcyjny, pracownicy działu zakupów – o procedurach przetargowych, a personel kontaktujący się z urzędnikami – o zasadach relacji z sektorem publicznym.

Skuteczne szkolenia wykorzystują różnorodne metody – od tradycyjnych prezentacji, przez analizę rzeczywistych przypadków, po scenki symulacyjne i zajęcia warsztatowe. Szczególnie wartościowe są ćwiczenia praktyczne, podczas których pracownicy mogą przećwiczyć rozpoznawanie sytuacji zagrożonych i właściwe procedury postępowania. Organizacje mogą też korzystać z platform e-learningowych, które pozwalają na elastyczne dostosowanie szkoleń do indywidualnych potrzeb i harmonogramów.

Monitoring i kontrola skuteczności systemu

System antykorupcyjny bez mechanizmów kontroli i monitorowania przypomina samolot bez instrumentów nawigacyjnych – może lecieć, ale nikt nie wie, czy w dobrym kierunku. Regularne audyty wewnętrzne, przeglądy efektywności procedur i analiza wskaźników skuteczności pozwalają na bieżąco korygować i doskonalić system. Monitoring nie może być jedynie formalnym wymogiem – musi dostarczać praktycznych informacji do podejmowania decyzji zarządczych.

Efektywność systemu można mierzyć za pomocą różnorodnych wskaźników:

• liczby przeprowadzonych szkoleń i przeszkolonych pracowników,
• ilości zgłoszeń o podejrzeniu korupcji,
• średniego czasu rozpatrzenia zgłoszeń,
• wyniku audytów wewnętrznych i zewnętrznych.

Równie istotne są wskaźniki kultury organizacyjnej, takie jak wyniki ankiet dotyczących świadomości antykorupcyjnej czy poziom zaufania do mechanizmów zgłaszania nieprawidłowości. Te „miękkie” mierniki często lepiej odzwierciedlają rzeczywistą kondycję systemu niż twarde dane liczbowe.

Nowoczesne technologie oferują nowe możliwości w zakresie monitorowania i wykrywania korupcji. Systemy analityki predykcyjnej mogą identyfikować podejrzane wzorce w danych transakcyjnych, automatyzacja procesów weryfikacji kontrahentów zwiększa skuteczność due diligence, a technologia blockchain może zabezpieczać integralność krytycznych transakcji. Cyfryzacja procesów antykorupcyjnych nie zastąpi jednak ludzkiego elementu – intuicji, doświadczenia i etycznych wartości pracowników.

NAJWAŻNIEJSZE WNIOSKI

1. 1. Skuteczny system antykorupcyjny wymaga holistycznego podejścia łączącego jasną politykę, regularną ocenę ryzyka, skuteczne szkolenia i niezawodne mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości.
   2. Nowa ustawa o ochronie sygnalistów wymaga od organizacji utworzenia skutecznych kanałów zgłaszania, które mogą stać się najważniejszym narzędziem wykrywania praktyk korupcyjnych.
   3. Firmy zatrudniające ponad 50 osób muszą utworzyć wewnętrzne kanały zgłaszania, które zapewnią sygnalistom ochronę przed działaniami odwetowymi.

Aleksandra Mrozek-Nowak

Akademia ESG to największa w Polsce baza wiedzy o ESG. Inspirujemy do wdrażania zrównoważonych praktyk, stając się miejscem pierwszego wyboru dla każdego, szukającego najlepiej przygotowanych informacji na temat ESG. E-mail: a.mrozek@akademiaesg.pl

Napisz do nas