Magdalena Skorża, InPost: Praca nad raportem to kwestia wypracowania procesu [Wywiad]

Właśnie ukazał się najnowszy raport ESG InPost za rok 2024. Jak wyglądał proces tworzenia takiego dokumentu od środka? Magdalena Skorża, Non-financial Reporting Manager z firmy InPost opowiada o wyzwaniach i usprawnieniach w przygotowaniu najnowszego raportu ESG firmy.

Akademia ESG: Kto był odpowiedzialny za stworzenie raportu? Jak wyglądał podział prac i jak przebiegała współpraca między różnymi działami (HR, operacje, logistyka, compliance, zarząd) przy zbieraniu danych do raportu?

Magdalena Skorża, InPost: W tym roku przygotowanie raportu było (mimo obowiązku raportowania zgodnie z CSRD) znacznie łatwiejsze dzięki temu, że pisaliśmy go już po raz czwarty. Koordynacją zajmowały się zespoły związane z ESG, czyli Raportowania Niefinansowego oraz Strategii ESG i Dekarbonizacji. Dodatkowo dzięki lepszemu zrozumieniu procesu przez Zarząd, który wspierał nas w motywowaniu osób z organizacji zaangażowanych w proces.

W minionych latach korzystaliśmy ze standardu GRI, aby zaznajomić dostawców danych z definicjami oraz zidentyfikować osoby odpowiedzialne za dostarczanie i akceptację danych. Dobrowolnie nasz raport podlegał zewnętrznej atestacji, co sprawiło, że zespoły były zaznajomione z pracą z audytorem zewnętrznym.

To bardzo obszerny raport. Ile czasu zajęło jego stworzenie? (Do tej pory raporty pozwalały na większą swobodę w treściach opisowych, teraz muszą to być konkrety, pod kątem treści jest inaczej, w całości jest i tak krótszy niż dawniej – przyp. red.)

Prace nad raportem rozpoczęły się latem 2024 r., więc to ponad pół roku zaangażowania. Raport jest krótszy, ale mam nadzieję, że dzięki planowanym ułatwieniom w ESRS oraz aktualizacji analizy podwójnej istotności będzie jeszcze bardziej konkretny w przyszłym roku. Chciałabym, aby raporty stały się skondensowaną dawką wiedzy o działaniach firm w zakresie zrównoważonego rozwoju. Po zakończeniu projektu dokładnie przeanalizowaliśmy nasze doświadczenia i stworzyliśmy listę usprawnień, które są niezbędne do dalszego doskonalenia.

Jakie były najważniejsze etapy tworzenia raportu?

W naszym przypadku same prace raportowe zaczęły się latem 2024 r. od analizy podwójnej istotności. Następnym kluczowym etapem było zbieranie danych niefinansowych za pierwsze półrocze oraz przedstawienie systemów i metodologii firmie przeprowadzającej atestację. Narrację przygotowaliśmy przed świętami, a w pierwszym kwartale 2025 r. zajęliśmy się gromadzeniem danych za cały rok oraz przeprowadzaniem procesu atestacji.

Jak InPost radzi sobie z wyzwaniem pozyskiwania danych z rozproszonych źródeł, np. z różnych działów czy podmiotów zależnych? Czy macie wypracowany system zbierania danych ESG?

Przed rozpoczęciem prac szczególny nacisk położyliśmy na dokładne zmapowanie osób odpowiedzialnych za dostarczanie i akceptację danych, co było wyzwaniem ze względu na różnorodność 9 rynków, systemów oraz procesów logistycznych. Dużym ułatwieniem okazało się stworzone przez nas wewnętrznie narzędzie do zbierania danych niefinansowych, które stosujemy już od dwóch lat. Dzięki temu narzędziu cztery osoby koordynujące proces mogą efektywnie zarządzać analizą danych dostarczanych przez około 50 osób.

Co stanowiło największą trudność podczas prac?

Z lekkim przymrużeniem oka można powiedzieć, że nasz nieustanny rozwój jako Grupy InPost stanowi wyzwanie dla procesu raportowania niefinansowego, a na pewno wydłuża proces i zwiększa skomplikowanie atestacji zewnętrznej.

Działamy na 9 rynkach, co w skrajnym przypadku mogłoby oznaczać posiadanie aż 9 różnych systemów do pozyskiwania tych samych danych, na przykład dotyczących pracowników. Kluczowym elementem w całym procesie pozostaje czynnik ludzki oraz wzajemne zrozumienie. Jako koordynatorzy nie mamy pełnej wiedzy na temat pytań, które może zadać audytor, dlatego przed rozpoczęciem procesu prosimy osoby odpowiedzialne o zarezerwowanie dodatkowego czasu i elastyczność w kwestii spotkań zewnętrznych. Niewątpliwym ułatwieniem dla nas jest posiadanie narzędzia, które umożliwia dostawcom danych nie tylko uzupełnianie informacji, ale także przesyłanie dokumentów źródłowych.

Które z danych niefinansowych były najtrudniejsze do pozyskania i zweryfikowania? Jakie metodologie przyjęliście w ich przypadku?

Praca nad raportem to kwestia wypracowania procesu. Prawie wszystkie informacje potrzebne do jego stworzenia znajdują się już w organizacji, a my – osoby zarządzające procesami – musimy je znaleźć, czy też sfacylitować.

Wydaje mi się, że lepiej określić tę kwestię rynkowo, bo powiedziałabym, że są to informacje i dane pod liczenie śladu węglowego. W naszym przypadku mamy zespół odpowiedzialny za Strategię Dekarbonizacji, składający się z ekspertów w tej tematyce. 

W jakim stopniu dane ESG są już teraz wykorzystywane do podejmowania decyzji strategicznych lub operacyjnych – a nie tylko do raportowania? Czyli jednym słowem – po co to raportowanie?

Właśnie ta celowość w raportowaniu podoba mi się najbardziej. Przykładowo – jeszcze nie tak dawno wiele firm sadziło drzewa. Teraz taka firma musi sobie zadać pytanie: czy faktycznie mam negatywny wpływ na deforestację, a potem, czy w innym obszarze ten wpływ negatywny nie jest istotniejszy i nie tam powinnam próbować wywierać faktyczny wpływ.

Badanie podwójnej istotności nie powinno być bezmyślnym kopiowaniem tematów istotnych z rynku, a przemyślanym procesem, który staje się przez to narzędziem strategicznym. O wiele łatwiej firmom powinno być forsować projekty związane ze środowiskiem i społeczeństwem, kiedy Zarząd widzi, że zainteresowani są tym interesariusze, a także zespół ESG ma świadomość kosztów i benefitów z prowadzenia danego projektu. Jeżeli firmie faktycznie zależy na zrównoważonym rozwoju, to badanie podwójnej istotności, osadzone w organizacji, powinno nadawać kierunek działań.

Jak wyglądała współpraca z audytorami i czym się różniła względem poprzednich lat?

Powiedziałabym krótko: obustronna nauka. Największa zmiana to atestacja ujawnień jakościowych, gdzie w poprzednich latach skupialiśmy się na danych niefinansowych.

Proces atestacji był wymagający, a wiele dużych firm mogło odczuwać, że staliśmy się swoistymi królikami doświadczalnymi dla regulatora. Miałam momenty, gdy łapałam się za głowę, dostrzegając, że po raz kolejny dostarczam podobną narrację, która nie wnosi dodatkowej wartości dla czytelnika raportu. Mam nadzieję, że nasze wysiłki doprowadzą do uproszczenia wymogów dotyczących ujawnień, koncentrując się na rzeczywistej transparentności i konkretach na rynku.

Jakie wskazówki warto przekazać firmom, które przystępują do raportowania i będą robić to po raz pierwszy?

Moja wskazówka to głębokie zastanowienie się nad celem procesu analizy podwójnej istotności, szczególnie gdy firma dąży do zrównoważonego rozwoju. Zamiast koncentrować się na polemice dotyczącej sensowności wielu ujawnień zgodnie ze standardem ESRS, warto dokładnie przeanalizować, czy działania firmy w obszarze ESG są rzeczywiście spójne z jej wpływami – zarówno negatywnymi, jak i pozytywnymi. W istocie, jest to rodzaj analizy strategicznej, która zaczyna się od identyfikacji wpływów, ryzyk i szans. Na tej podstawie ustanawiane są działania mające na celu zwiększenie lub zmniejszenie ich oddziaływania, a finalnie wprowadzane są cele służące jako mierniki sukcesu. Część krytyki wobec raportowania wynika z błędnego przekonania, że CSRD wymaga od firm wdrożenia działań mających na celu zmniejszenie negatywnego oddziaływania, co nie jest prawdą. Dlatego ważne jest, aby w procesie aktywnie uwzględniać interesariuszy, oraz aby dokładnie rozumieć ich oczekiwania wobec naszej firmy.

InPost

Firmowy adres e-mail

Numer telefonu

Temat wiadomości

Klikając przycisk “Wyślij zapytanie” zgadzasz się przekazanie przez nas informacji handlowych do Partnera, który będzie przetwarzał Twoje dane w celach marketingowych. Informacje o Partnerze znajdują się w tekście wyżej. Szczegóły dot. przetwarzania Twoich danych znajdziesz w Polityce Prywatności.

Oświadczam żę zapoznałem się z Regulaminem Serwisu i akceptuję jego treść.

Dziękujemy za wypełnienie formularza

Odezwiemy się do Państwa w ciągu 1-2 dni roboczych na adres e-mail: [email].