POLITYKA ZGŁASZANIA ZAGROŻEŃ W MIEJSCU PRACY I SYTUACJI BLISKICH WYPADKOM W AKADEMII ESG

Cel i zakres polityki

Niniejsza Polityka zgłaszania zagrożeń w miejscu pracy i sytuacji bliskich wypadkom została opracowana dla Akademia ESG (ESGA sp. z o.o.) w celu zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy zgodnych z przepisami Kodeksu pracy oraz rozporządzeniami BHP. Polityka uwzględnia charakter działalności Akademii ESG – organizacji edukacyjno-doradczej, prowadzącej pracę biurową w trybie stacjonarnym i hybrydowym oraz organizującej szkolenia, warsztaty i wydarzenia. Obowiązuje ona wszystkich pracowników oraz współpracowników firmy, niezależnie od formy zatrudnienia, miejsca wykonywania pracy (biuro, home office) czy roli przy realizacji wydarzeń firmowych. Stanowi element strategii odpowiedzialności i compliance Akademii ESG, spójny z wartościami ESG i podejściem zero wypadków promowanym przez Państwową Inspekcję Pracy.

Cele polityki to:

• Zapobieganie wypadkom i urazom: aktywna identyfikacja i eliminacja zagrożeń zanim doprowadzą one do wypadku. Działania te mają zmniejszyć liczbę zdarzeń wypadkowych, zwłaszcza poważnych, dążąc do ich całkowitego wyeliminowania.
  
• Promowanie kultury bezpieczeństwa: budowanie świadomości i postaw proaktywnych w zakresie BHP wśród całego zespołu. Wysoka kultura bezpieczeństwa sprzyja lepszej atmosferze w zespole oraz zwiększa motywację do działania, co przekłada się na wspólne dbanie o zdrowie i życie w miejscu pracy.
  
• Zwiększenie zaangażowania pracowników w prewencję zagrożeń: zachęcanie wszystkich pracowników do zgłaszania niebezpiecznych sytuacji i near miss, współtworzenia rozwiązań oraz udziału w doskonaleniu procedur bezpieczeństwa. Standard ISO 45001 podkreśla, że pracownicy powinni brać udział m.in. w identyfikowaniu zagrożeń i badaniu incydentów – ich praktyczna wiedza i doświadczenie są bezcenne dla skutecznej prewencji.
  
• Spełnienie wymagań prawnych i najlepszych praktyk BHP: zapewnienie zgodności z polskim prawem pracy (m.in. art. 211 Kodeksu pracy nakładającym obowiązek zgłaszania wypadków i zagrożeń) oraz z zaleceniami PIP i normami systemów zarządzania bezpieczeństwem (takimi jak ISO 45001). Firma dąży do wdrożenia międzynarodowych standardów, co potwierdza jej zaangażowanie w ochronę zdrowia pracowników i stanowi element ładu korporacyjnego.
  

Definicje

Dla lepszego zrozumienia zasad, poniżej przedstawiono kluczowe pojęcia używane w polityce:

• Wypadek przy pracy – nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające w związku z pracą, które powoduje uraz lub śmierć pracownika. Przykładem może być potknięcie skutkujące złamaniem ręki podczas wykonywania obowiązków służbowych. Wypadki przy pracy podlegają procedurze powypadkowej zgodnie z przepisami (dokumentowanie okoliczności, zgłoszenie do PIP w przypadku wypadków ciężkich, śmiertelnych lub zbiorowych itp.).
  
• Sytuacja potencjalnie wypadkowa (near miss) – zdarzenie niebezpieczne związane z wykonywaną pracą, które nie doprowadziło do urazu, szkody lub pogorszenia stanu zdrowia, ale mogło do nich doprowadzić przy nieznacznie innych okolicznościach. Innymi słowy, jest to „prawie wypadek” – zdarzenie, w którym nic złego się nie stało, lecz istniało realne ryzyko wypadku. Near miss świadczy o istnieniu luk w systemie bezpieczeństwa, które w przyszłości mogą doprowadzić do faktycznych wypadków lub strat mienia, jeśli nie zostaną wyeliminowane.
  
• Zagrożenie (niebezpieczna sytuacja/warunki lub zachowanie) – każda sytuacja w środowisku pracy, stan miejsca pracy, wyposażenia albo zachowanie pracownika lub innej osoby, które stwarza potencjalne niebezpieczeństwo wypadku lub pogorszenia stanu zdrowia. Przykłady: mokra podłoga grożąca poślizgnięciem (niebezpieczny warunek), korzystanie z urządzenia w sposób niezgodny z instrukcją (niebezpieczne zachowanie). Zagrożenia mogą, ale nie muszą, prowadzić do konkretnego zdarzenia – jednak ich wystąpienie zwiększa prawdopodobieństwo wypadku.
  
• Incydent – wszelkie niepożądane zdarzenie związane z pracą, zakłócające normalny przebieg obowiązków, w tym zarówno wypadki przy pracy, jak i zdarzenia bez poważnych skutków (np. drobne uszkodzenie mienia, awaria sprzętu, zdarzenie potencjalnie wypadkowe). W kontekście BHP często używa się terminu incydent jako szerszej kategorii obejmującej zarówno wypadki (ze skutkiem dla zdrowia), jak i near miss (bez skutku). Dla celów tej polityki rozróżniamy wyraźnie sytuacje near miss od wypadków przy pracy, przy czym oba rodzaje incydentów podlegają zgłaszaniu i analizie.

Uwaga: Sytuacja potencjalnie wypadkowa (near miss) nie jest tożsama z samymi niebezpiecznymi warunkami lub zachowaniami, ani z faktycznym wypadkiem. Near miss to już pewne zdarzenie (incydent), w którym omal nie doszło do szkody, podczas gdy niebezpieczne warunki lub działania to czynniki ryzyka istniejące w środowisku pracy. Z kolei faktyczny wypadek oznacza, że szkoda (uraz) nastąpiła. Polityka obejmuje zarówno obserwacje samych zagrożeń, jak i incydenty bliskie wypadkom, traktując wszystkie te sygnały jako okazję do podjęcia działań zapobiegawczych, zanim dojdzie do nieszczęścia.

Procedura zgłaszania zagrożeń i sytuacji near miss

Każdy pracownik ma obowiązek niezwłocznie poinformować o zauważonym zagrożeniu lub zaistniałej sytuacji potencjalnie wypadkowej. Wynika to zarówno z wewnętrznych zasad firmy, jak i z przepisów prawa – zgodnie z art. 211 pkt 6 Kodeksu pracy pracownik powinien natychmiast zawiadomić przełożonego o każdym wypadku w pracy albo zagrożeniu życia lub zdrowia oraz ostrzec innych zagrożonych. Wczesne zgłoszenie problemu umożliwia jego szybkie usunięcie i zapobiega poważniejszym konsekwencjom.

Kanały zgłaszania

Akademia ESG ustanawia proste i dostępne metody zgłaszania uwag BHP. Pracownik lub współpracownik, który zauważył zagrożenie bądź doświadczył/incydentu near miss, powinien dokonać zgłoszenia w jeden z następujących sposobów:

• Bezpośrednie poinformowanie przełożonego – najprostszą drogą jest ustne zgłoszenie sytuacji swojemu bezpośredniemu przełożonemu (np. kierownikowi zespołu lub projektu). Jeśli jest to możliwe, należy opisać co się stało lub co zostało zaobserwowane oraz jakie potencjalne zagrożenie występuje. W przypadku zagrożenia bezpośredniego (np. grożącego natychmiastowym wypadkiem) należy niezwłocznie przerwać pracę w danym miejscu i oddalić się od zagrożenia, jednocześnie alarmując obecnych i przełożonych. Przełożony, otrzymawszy informację, podejmuje dalsze kroki opisane poniżej (sekcja Obowiązki).
  
• Zgłoszenie mailowe lub poprzez formularz – firma udostępnia dedykowany adres e-mail (kontakt@akademiaesg.pl) oraz formularz zgłoszeniowy online, za pomocą których można przesłać informację o zagrożeniu lub near miss. Zgłoszenie powinno zawierać opis zdarzenia/sytuacji, datę, miejsce, osoby zaangażowane lub świadków (o ile są), oraz opis potencjalnych skutków (co mogło się stać). Można dołączyć zdjęcia lub inne materiały, jeśli to pomoże w identyfikacji problemu. Z kanałów tych mogą korzystać również osoby pracujące zdalnie lub będące w terenie. Preferowane jest użycie firmowego formularza (dostępnego na intranecie lub stronie BHP Akademii ESG), który standaryzuje wymagane informacje, jednak zwykłe zgłoszenie e-mail jest równie ważne i będzie przyjęte do dalszego postępowania.
  
• Anonimowe zgłoszenie – choć zachęcamy do otwartej komunikacji, rozumiemy że w niektórych przypadkach pracownik może obawiać się reakcji. Dlatego istnieje możliwość zgłoszenia incydentu anonimowo (np. poprzez anonimowy formularz internetowy). Lepsze jest anonimowe zgłoszenie niż żadne – każde otrzymane powiadomienie zostanie potraktowane poważnie. Gwarantujemy jednak, że zgłoszenia imienne nie pociągają za sobą negatywnych konsekwencji (patrz: Ochrona zgłaszających), więc nie ma potrzeby obawiać się o swoją pozycję w firmie przy zgłaszaniu problemów.
  

Potwierdzenie i reakcja

Po otrzymaniu zgłoszenia (czy to przez przełożonego, czy poprzez skrzynkę mailową/formularz), firma zapewnia szybką reakcję:

• Osoba przyjmująca zgłoszenie (np. przełożony lub wyznaczony pracownik działu BHP/HR) niezwłocznie potwierdza jego otrzymanie – np. w rozmowie bezpośredniej, zwrotnym mailem lub telefonicznie (w przypadku zgłoszeń jawnych). W razie zgłoszenia anonimowego, potwierdzenie przyjmuje formę ogólnej informacji (np. na tablicy ogłoszeń BHP lub w intranecie), że dany temat został zarejestrowany do analizy.
  
• Zabezpieczenie miejsca zdarzenia: jeśli zgłoszenie dotyczy istniejącego bezpośredniego zagrożenia (np. uszkodzony kabel pod napięciem, rozlane substancje na podłodze, chwiejna konstrukcja grożąca upadkiem), przełożony lub pierwszy zauważający podejmuje działania natychmiastowe w celu zabezpieczenia terenu. Może to oznaczać wyłączenie urządzenia z użytku, oznakowanie i odgrodzenie niebezpiecznej strefy, wstrzymanie pracy w danym obszarze itp. – tak aby do czasu usunięcia zagrożenia nikt nie ucierpiał. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom instrukcje na wypadek bezpośredniego zagrożenia, umożliwiające przerwanie pracy i oddalenie się z miejsca niebezpiecznego. Pracownicy powinni stosować się do tych zasad i poleceń osoby nadzorującej akcję zabezpieczającą.
  
• Analiza i działania korygujące: każde zgłoszenie zostaje przekazane do osoby lub komórki organizacyjnej właściwej do dalszej analizy. W Akademii ESG odpowiedzialność za to ponosi wyznaczony koordynator ds. BHP (lub Zarząd w przypadku braku odrębnej komórki BHP). Przełożony, który otrzymał informację, przekazuje ją niezwłocznie koordynatorowi ds. BHP/zarządowi wraz ze swoim wstępnym ustaleniem faktów. Następnie przeprowadzana jest analiza zdarzenia z udziałem odpowiednich osób – np. specjalisty BHP (zewnętrznej służby BHP współpracującej z firmą) oraz świadków zdarzenia. Celem analizy jest ustalenie przyczyn zaistniałego zagrożenia lub incydentu near miss oraz wypracowanie działań zapobiegawczych (korygujących i prewencyjnych).
  
• Termin reakcji: podstawową zasadą jest niezwłoczne reagowanie na zgłoszenia. W praktyce oczekuje się, że:
  
  • Natychmiast (w dniu zgłoszenia) – zostaną podjęte działania zabezpieczające, jeśli wymagane, aby usunąć bezpośrednie zagrożenie.
    
  • Do 2 dni roboczych – koordynator ds. BHP lub zarząd rozpoczną formalną analizę przyczyn i określą wstępny plan dalszych kroków.
    
  • Do 7 dni roboczych – zostaną zdefiniowane i zaplanowane konkretne działania korygujące/zapobiegawcze. W przypadku prostych zagrożeń (np. usunięcie przeszkody, naprawa urządzenia) – problem powinien być rozwiązany nawet szybciej, w ciągu 1-2 dni. Bardziej złożone zagadnienia (wymagające np. zamówienia sprzętu ochronnego, zmiany procedur, szkoleń) zostaną w tym terminie zaplanowane, a ich realizacja nastąpi w rozsądnym czasie z uwzględnieniem ryzyka (niezwłocznie w sprawach krytycznych dla bezpieczeństwa).
    
  • Do 14 dni roboczych – osoba zgłaszająca (o ile nie anonimowa) otrzyma informację zwrotną o podjętych działaniach lub planowanych środkach zaradczych. Informacje o generalnych wnioskach z analizy (bez ujawniania danych wrażliwych) mogą zostać także przekazane całemu zespołowi, zwłaszcza jeśli dotyczą ogólnego bezpieczeństwa pracy.

Powyższe ramy czasowe mają charakter orientacyjny – każdorazowo priorytetem jest szybkość reakcji adekwatna do wagi zagrożenia. Drobne zagrożenia mogą być usuwane od ręki, natomiast poważne problemy będą analizowane dogłębnie, co może wymagać nieco więcej czasu, ale zawsze z zachowaniem zasady pilności.

• Rejestracja zgłoszeń: wszystkie zgłoszone zagrożenia i incydenty near miss są dokumentowane w Rejestrze Zgłoszeń BHP prowadzonym przez koordynatora ds. BHP. Rejestr zawiera daty, opisy zdarzeń, osoby odpowiedzialne za działania korygujące oraz status realizacji tych działań. Pozwala to śledzić postępy i wyciągać wnioski na przyszłość (np. identyfikować powtarzające się rodzaje zagrożeń).
  
• Działania korygujące i zapobiegawcze: po analizie przyczyn zdarzenia zespół odpowiedzialny (koordynator ds. BHP wraz z zarządem i ewentualnie przełożonym działu, którego dotyczyło zdarzenie) wdraża odpowiednie środki, aby wyeliminować stwierdzone ryzyko lub zminimalizować je do akceptowalnego poziomu. Przykładowe działania: usunięcie lub naprawa wadliwego sprzętu, zmiana organizacji pracy (procedur) w danym obszarze, dodatkowe szkolenia pracowników, aktualizacja oceny ryzyka zawodowego dla danego stanowiska itp. Zgłoszenia near miss będą analizowane z taką samą starannością jak rzeczywiste wypadki, ponieważ stanowią cenne wskazówki do poprawy systemu bezpieczeństwa. Wprowadzane działania korygujące mają zapobiec powtórzeniu się podobnej sytuacji w przyszłości.
  
• Informacja zwrotna i komunikacja wewnętrzna: po zamknięciu sprawy (tj. wprowadzeniu działań naprawczych) osoba zgłaszająca (jeśli nie była anonimowa) zostaje poinformowana o sposobie rozwiązania problemu. Dodatkowo, jeśli dane zdarzenie dotyczyło szerszego grona (np. wszyscy pracownicy biura, uczestnicy szkolenia) – wyniki analizy i podjęte środki omawiane są na forum zespołu lub rozsyłane w komunikacie firmowym, tak by wszyscy mogli uczyć się na tych doświadczeniach. Firma kładzie nacisk na otwartą komunikację o sprawach BHP, aby pracownicy mieli świadomość, jakie zagrożenia się pojawiły i jak im zaradzono (to element budowania kultury bezpieczeństwa).

Podsumowanie procedury

W praktyce, zgłoszenie zagrożenia/near miss może wyglądać następująco – pracownik zauważa niebezpieczną sytuację (np. przewody zasilające przebiegające w poprzek przejścia podczas przygotowania konferencji, o które ktoś się potknął bez urazu – sytuacja near miss). Przerywa dalsze prace i informuje swojego kierownika. Kierownik zabezpiecza miejsce (usuwa lub oznacza przewody) i zgłasza incydent koordynatorowi ds. BHP. W ciągu kilku dni analizujemy sytuację: dlaczego tak się stało, czy istnieje ryzyko powtórzenia. Następnie wprowadzamy działania – np. w procedurze organizacji wydarzeń dodajemy wymóg zabezpieczania przewodów matami lub taśmami, a ekipę techniczną dodatkowo szkolimy z tego zakresu. Dzięki temu podobne zagrożenie nie wystąpi na kolejnych eventach. Każdy zgłoszony przypadek traktujemy jako okazję do doskonalenia naszych standardów BHP.

Obowiązki i odpowiedzialności

Efektywność polityki zależy od jasnego określenia ról i odpowiedzialności w zakresie bezpieczeństwa pracy. W Akademii ESG wszyscy – od pracowników liniowych po zarząd – mają swoje zadania w obszarze zapobiegania wypadkom.

Obowiązki pracowników

Każdy pracownik (oraz współpracownik wykonujący pracę na rzecz firmy) jest zobowiązany do przestrzegania przepisów i zasad BHP oraz współdziałania z pracodawcą w tym zakresie (art. 211 pkt 7 K.p.). W szczególności pracownik musi niezwłocznie zgłaszać przełożonemu wszelkie zauważone wypadki, zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego, a także ostrzec innych współpracowników o grożącym niebezpieczeństwie. Od pracowników oczekuje się proaktywnej postawy – nie tylko reagowania na zaistniałe już niebezpieczeństwo, ale też zwracania uwagi na nieprawidłowości i zgłaszania pomysłów na poprawę bezpieczeństwa. Pracownik ma prawo odmówić wykonywania pracy stwarzającej bezpośrednie zagrożenie dla jego życia lub zdrowia albo gdy wykonywana praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, informując o tym fakcie przełożonego (zgodnie z art. 210 K.p.). Żaden pracownik nie będzie ponosił niekorzystnych konsekwencji za skorzystanie z tego prawa w dobrej wierze. Dodatkowo do obowiązków pracowników należy stosowanie się do poleceń przełożonych dotyczących bezpieczeństwa, używanie przydzielonych środków ochrony indywidualnej (jeśli praca tego wymaga), udział w szkoleniach BHP i zachowywanie ostrożności podczas wykonywania wszelkich czynności. Podsumowując: jeśli zauważasz zagrożenie – reaguj i zgłaszaj, niezwłocznie i bez wahania.

Obowiązki przełożonych (kierowników)

Osoby kierujące pracownikami w Akademii ESG (kadra managerska, liderzy projektów) mają szczególną rolę w wdrażaniu polityki. Do ich obowiązków należy: 

• Umożliwienie i ułatwienie zgłaszania – kierownicy muszą stworzyć atmosferę zaufania, w której podwładni nie boją się zgłaszać problemów. Powinni regularnie przypominać o możliwości zgłaszania zagrożeń, zachęcać do tego i doceniać czujność pracowników.
• Przyjmowanie zgłoszeń i szybka reakcja – przełożony, który otrzymuje informację o zagrożeniu lub incydencie near miss, ma obowiązek potraktować ją poważnie, nie bagatelizować i nie opóźniać działań. Musi niezwłocznie podjąć kroki w celu zapewnienia bezpieczeństwa (np. wstrzymać pracę, usunąć z użytkowania wadliwy sprzęt) oraz przekazać zgłoszenie dalej zgodnie z procedurą. 
• Współpraca przy analizie i działaniach naprawczych – przełożony dostarcza informacji o okolicznościach zdarzenia, udziela wyjaśnień zespołowi prowadzącemu analizę (zarządowi/koordynatorowi ds. BHP) i wspiera wdrożenie zaleconych środków zaradczych w swoim obszarze. 
• Dbanie o eliminację zagrożeń na bieżąco – kierownicy powinni również prowadzić regularne inspekcje stanowisk pracy swoich zespołów, identyfikować potencjalne nieprawidłowości i usuwać je zanim dojdzie do incydentu. W ten sposób aktywnie przyczyniają się do prewencji. Choć Kodeks pracy wprost nie nakłada na osoby kierujące pracownikami obowiązku formalnego raportowania każdego incydentu wyżej, to w ramach niniejszej polityki Akademia ESG wymaga od kadry kierowniczej zgłaszania wszystkich informacji o zagrożeniach do zarządu/koordynatora ds. BHP. Ukrywanie incydentów lub „załatwianie po cichu” jest absolutnie niedopuszczalne – transparentność jest kluczowa dla bezpieczeństwa.

Odpowiedzialność Zarządu

Zarząd ESGA sp. z o.o. bierze na siebie pełną odpowiedzialność za funkcjonowanie systemu zgłaszania zagrożeń i incydentów oraz za skuteczne eliminowanie zidentyfikowanych ryzyk. Do zadań najwyższego kierownictwa należy: 

• Zapewnienie zasobów i wsparcia – ustanowienie i utrzymanie kanałów zgłoszeniowych (adres e-mail, formularze, narzędzia IT), wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację działań BHP, zapewnienie środków finansowych i organizacyjnych na wdrożenie działań korygujących (np. zakup sprzętu bezpieczeństwa, organizacja szkoleń). 
• Analiza zgłoszeń i wyciąganie wniosków – Zarząd regularnie (przynajmniej raz na kwartał) analizuje raporty dotyczące zgłoszonych zagrożeń i sytuacji near miss. Przegląd ten ma na celu zidentyfikowanie trendów, obszarów problemowych i ocenę skuteczności podjętych działań. Każde zgłoszenie jest rozpatrywane, a poważniejsze lub powtarzające się problemy omawiane są na posiedzeniach zarządu, aby podjąć decyzje strategiczne (np. aktualizacja procedur, zmianę organizacji pracy, wyznaczenie nowych celów BHP). 
• Eliminacja ryzyka u źródła – Zarząd zapewnia, że podjęte zostaną odpowiednie działania eliminujące lub minimalizujące ryzyko związane ze zgłoszonym zagrożeniem. W myśl zasady ciągłego doskonalenia, wprowadzone korekty mają charakter trwały i zapobiegawczy. Jeżeli np. zgłoszono wadliwą praktykę podczas szkoleń wyjazdowych, Zarząd zatwierdza zmiany organizacyjne, które trwale eliminują tę wadę, redukując tym samym ryzyko wypadku na przyszłość. Eliminacja potencjalnych zagrożeń jest traktowana priorytetowo, gdyż prowadzi do redukcji liczby wypadków i poprawy warunków pracy. 
• Przykład osobisty i kultura bezpieczeństwa – kierownictwo najwyższego szczebla daje przykład przestrzegania zasad BHP i otwartej komunikacji o ryzykach. Tworzy kulturę, w której bezpieczeństwo jest wartością nadrzędną i integralną częścią działalności firmy. W ramach ISO 45001 od Zarządu wymaga się m.in. wykazania zaangażowania w konsultacje i udział pracowników w sprawach BHP – Akademia ESG spełnia ten wymóg poprzez aktywne słuchanie zgłoszeń i reagowanie na nie bez zwłoki. Zarząd także zobowiązuje się do nieczynienia żadnych represji wobec osób zgłaszających problemy (patrz następny punkt) oraz do promowania pozytywnych zachowań (np. chwalenia zespołu za brak wypadków, za zgłaszanie inicjatyw poprawy bezpieczeństwa).
  

Ochrona zgłaszających (zasada braku konsekwencji)

Akademia ESG kładzie silny nacisk na to, by zgłaszanie zagrożeń odbywało się w atmosferze zaufania i bez strachu przed negatywnymi konsekwencjami. Wszelkie zgłoszenia dokonane w dobrej wierze – niezależnie od tego, czy zagrożenie potwierdzi się, czy nie – nie będą skutkować karami, szykanami ani negatywnym traktowaniem zgłaszającego.

Firma wdraża politykę „non-retaliation” (zero odwetu) wobec tzw. sygnalistów BHP. Oznacza to, że żadna osoba, która zgłosiła zagrożenie, incydent near miss czy jakiekolwiek naruszenie zasad bezpieczeństwa, nie może z tego powodu zostać ukarana, pominięta przy awansie, poddana mobbingowi, ani w żaden inny sposób ukarzana lub dyskryminowana. Wręcz przeciwnie – doceniamy odwagę i dbałość o wspólne dobro. Każdy kierownik i członek zarządu ma obowiązek egzekwować tę zasadę i reagować na wszelkie przejawy potencjalnych represji.

Aby wzmocnić ochronę zgłaszających, wprowadzamy możliwość zgłoszeń anonimowych (jak opisano wyżej), choć zachęcamy do podawania tożsamości, by móc lepiej komunikować się w sprawie. Jeśli jednak ktoś woli pozostać anonimowy, nie umniejsza to wagi takiego zgłoszenia. Ponadto, informacje o tym kto zgłosił dany problem, będą traktowane poufnie i znane jedynie wąskiemu gronu osób odpowiedzialnych za jego rozwiązanie.

Budujemy kulturę otwartej komunikacji i zaufania, zgodnie z którą pracownicy mają pewność, że zgłaszając swoje obawy dotyczące bezpieczeństwa, przyczyniają się do poprawy warunków pracy, a ich głos jest ceniony. W standardzie ISO 45001 zaleca się usuwanie wszelkich barier dla udziału pracowników w systemie BHP, takich jak właśnie strach przed represjami. Nasza polityka spełnia ten postulat – tworzymy środowisko, w którym nie ma tolerancji dla odwetu, a każde zgłoszenie traktowane jest z szacunkiem i wdzięcznością za troskę o bezpieczeństwo.

Jeżeli mimo tych zasad ktoś doświadczyłby jakichkolwiek nieprzychylnych działań w związku ze zgłoszeniem zagrożenia (co nie powinno mieć miejsca), może to niezwłocznie zgłosić bezpośrednio do Zarządu. Takie przypadki będą traktowane jako poważne naruszenie polityki i mogą skutkować wyciągnięciem konsekwencji dyscyplinarnych – ale wobec osoby dopuszczającej się represji, nigdy wobec sygnalisty działającego w dobrej wierze.

Podsumowując: żaden pracownik nie poniesie szkody z tytułu zgłoszenia problemu BHP, nawet jeśli okaże się, że alarm był fałszywy lub oparty na niepełnych informacjach. Ważne, że intencją zgłaszającego jest poprawa bezpieczeństwa. Takie podejście sprzyja wczesnemu ujawnianiu zagrożeń, zanim dojdzie do nieszczęścia, i jest fundamentem skutecznej kultury bezpieczeństwa.

Komunikacja i przegląd polityki

Aby polityka była skuteczna, musi być dobrze zakomunikowana i regularnie aktualizowana. Akademia ESG zobowiązuje się do następujących działań w tym zakresie:

• Szkolenia i informowanie pracowników: Wszyscy pracownicy, w tym nowo zatrudnieni oraz współpracownicy, są zapoznawani z niniejszą polityką. Omówienie zasad zgłaszania zagrożeń stanowi część szkolenia wstępnego BHP każdego nowego pracownika. Ponadto, co najmniej raz w roku, organizowane są wewnętrzne warsztaty lub spotkania przypominające zasady postępowania z zagrożeniami i promujące kulturę bezpieczeństwa. Informacje o polityce są stale dostępne dla załogi – w postaci dokumentu na firmowym intranecie, a także wyciągu z najważniejszymi punktami (np. schemat „Jak zgłosić zagrożenie?”) wywieszonego na tablicy informacyjnej w biurze. Również partnerzy biznesowi i podwykonawcy realizujący prace na rzecz Akademii ESG są informowani o obowiązujących standardach BHP (np. poprzez przekazanie im niniejszej polityki lub kluczowych zasad zgłaszania zagrożeń przed rozpoczęciem współpracy).
  
• Promocja kultury bezpieczeństwa: Firma włącza tematykę bezpieczeństwa do komunikacji wewnętrznej – np. w newsletterach firmowych, na zebraniach okresowych. Świętowane są sukcesy związane z poprawą BHP (np. kolejne miesiące bez wypadku, aktywne zgłoszenia, które zapobiegły zagrożeniom). Dzięki temu zasady polityki nie pozostają tylko na papierze, lecz stają się żywą częścią codziennej pracy. Zaangażowanie pracowników jest kluczowe dla sukcesu – dlatego wszelka inicjatywa zgłaszających będzie pozytywnie wzmacniana.
  
• Okresowy przegląd polityki: Polityka będzie regularnie przeglądana i aktualizowana. Zarząd dokonuje formalnego przeglądu co najmniej raz na rok, a także każdorazowo po zaistnieniu poważnego wypadku, znaczącej zmiany przepisów prawnych lub innych istotnych zdarzeń wpływających na BHP. W ramach przeglądu oceniana jest skuteczność procedur zgłaszania (np. liczba zgłoszeń, czas reakcji, realizacja działań korygujących) oraz zgodność polityki z aktualnymi przepisami i standardami (np. wprowadzenie nowych wymagań ISO, wytycznych PIP). Jeśli z analizy wynika potrzeba modyfikacji polityki lub procedur – Zarząd wprowadzi stosowne zmiany. Wszelkie aktualizacje zostaną zakomunikowane pracownikom (np. drogą mailową i na zebraniach), a nowa wersja dokumentu zostanie udostępniona. Staramy się, by polityka nadążała za rozwojem firmy (np. nowe rodzaje działalności, nowe zagrożenia) oraz za najlepszymi praktykami w dziedzinie BHP.
  
• Nadzór i ciągłe doskonalenie: Za nadzór nad przestrzeganiem polityki odpowiada koordynator ds. BHP wspierany przez Zarząd. Będą oni monitorować, czy procedury działają w praktyce – np. czy pracownicy faktycznie zgłaszają zagrożenia, czy reagujemy na czas, czy nie pojawiają się bariery w komunikacji. Wszelkie zidentyfikowane problemy we wdrażaniu polityki (np. niski poziom zgłoszeń mogący świadczyć o ukrywaniu incydentów) będą analizowane, a następnie podejmowane działania naprawcze w duchu ciągłego doskonalenia. Celem jest stworzenie takiego systemu, który realnie poprawia bezpieczeństwo i staje się częścią kultury organizacyjnej.
  

Niniejsza polityka wchodzi w życie z dniem jej publikacji na stronie akademiaesg.pl i obowiązuje wszystkich pracowników oraz współpracowników ESGA sp. z o.o. Jej postanowienia stanowią integralny element wewnętrznych regulacji firmy. Zarząd ESGA sp. z o.o. zatwierdza powyższe zasady i zobowiązuje się do ich przestrzegania oraz egzekwowania. Wspólnie dążymy do tego, aby Akademia ESG była miejscem pracy wolnym od wypadków, w którym każdy czuje się bezpiecznie i bierze aktywny udział w budowaniu zdrowego, bezpiecznego środowiska pracy. Dzięki konsekwentnej realizacji tej polityki, poprzez identyfikację potencjalnych zagrożeń i podejmowanie odpowiednich działań zapobiegawczych, zwiększamy bezpieczeństwo naszej organizacji i wszystkich osób z nią związanych. 

Polityka obowiązuje od dnia 01.11.2024 r.