Akademia ESG (ESGA sp. z o.o.) zobowiązuje się do działania w sposób odpowiedzialny, transparentny, etyczny oraz zgodny z zasadami zrównoważonego rozwoju – są to kluczowe wartości naszej organizacji. W duchu tych wartości ustanawiamy niniejszą Politykę zgłaszania nieprawidłowości (politykę whistleblowing), aby zachęcić do ujawniania wszelkich nieprawidłowości i zapewnić odpowiednie mechanizmy ich obsługi.
Celem polityki jest wdrożenie procedury przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń o potencjalnych naruszeniach zgodnie z wymaganiami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 oraz polskiej Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Polityka określa, jakie sprawy można zgłaszać, kto może dokonać zgłoszenia, kanały i procedurę dokonywania zgłoszeń, a także gwarantuje ochronę tożsamości sygnalistów i brak działań odwetowych. Żadne postanowienie niniejszej Polityki nie ogranicza uprawnień sygnalistów przewidzianych we wspomnianej ustawie lub dyrektywie. Dokument jest przeznaczony do publicznej wiadomości (m.in. publikacji na stronie akademiaesg.pl), tak aby zarówno pracownicy, współpracownicy, jak i osoby z zewnątrz wiedziały, jak zgłaszać nieprawidłowości.
Zakres zgłoszeń (jakie nieprawidłowości można zgłaszać): Polityka ma zastosowanie do wszelkich zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa lub standardów etycznych w działalności Akademii ESG. W szczególności obejmuje to informacje o działaniach lub zaniechaniach, które mogą stanowić naruszenie przepisów prawa, wewnętrznych regulacji lub kodeksu etyki, bądź zasad ESG. Przedmiotem zgłoszenia mogą być m.in.:
Powyższy katalog ma charakter przykładowy i każda informacja o potencjalnie bezprawnym, nieuczciwym lub nieetycznym działaniu związanym z działalnością Akademii ESG może zostać zgłoszona w dobrej wierze. Wyłączeniu z tej procedury mogą podlegać jedynie sytuacje określone prawem – np. informacje objęte ustawową tajemnicą lub dotyczące bezpieczeństwa narodowego, które z mocy prawa nie mogą być ujawniane. W razie wątpliwości co do kwalifikowania danej sprawy jako zgłoszenia, zalecamy i tak ją zgłosić – zostanie ona poddana wstępnej weryfikacji w ramach procedury.
Z prawa do skorzystania z niniejszej Polityki mogą korzystać wszystkie osoby mające kontakt z Akademią ESG w kontekście zawodowym, w tym zarówno osoby wewnątrz organizacji, jak i spoza niej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami sygnalistą (osobą dokonującą zgłoszenia) może być każda fizyczna osoba, która uzyskała informację o nieprawidłowości w kontekście związanym z pracą zawodową. W szczególności prawo do dokonania zgłoszenia mają:
Intencją Akademii ESG jest, aby każda osoba, która zetknie się z nieprawidłowością dotyczącą naszej działalności, miała możliwość bezpiecznego jej zgłoszenia. Polityka dotyczy zatem sygnalistów wewnętrznych (zatrudnionych w strukturach spółki) oraz sygnalistów zewnętrznych (powiązanych z naszą organizacją poprzez relacje zawodowe, biznesowe lub starające się o takie relacje). Warunkiem jest uzyskanie informacji w kontekście związanym z pracą lub naszą działalnością – to znaczy, że zgłoszenie nie jest typową skargą klienta czy osoby postronnej, lecz wynika z wiedzy zdobytej w toku pracy, współpracy lub kontaktów zawodowych z Akademią ESG.
Dobra wiara: Osoba dokonująca zgłoszenia powinna mieć uzasadnione podstawy sądzić, że zgłaszane informacje są prawdziwe lub wysoce prawdopodobne. Zgłoszenia dokonane w dobrej wierze (nawet jeśli potem się nie potwierdzą w pełni) będą objęte ochroną przewidzianą niniejszą Polityką. Nadużycie procedury (np. celowe zgłaszanie fałszywych oskarżeń) jest niedopuszczalne – działanie takie może skutkować konsekwencjami prawnymi lub dyscyplinarnymi, przy czym ciężar udowodnienia świadomej fałszywości zgłoszenia spoczywa na podmiocie podejmującym działania wobec sygnalisty (zgodnie z ustawą).
Akademia ESG ustanawia wewnętrzne kanały zgłoszeń, które umożliwiają bezpieczne przekazanie informacji o nieprawidłowościach. Kanały te są zaprojektowane tak, aby zapewnić poufność komunikacji oraz wygodę dla sygnalistów (zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych). Dostępne są następujące sposoby dokonania zgłoszenia wewnętrznego:
Dedykowany adres e-mail: Udostępniamy specjalny adres e-mail do zgłaszania nieprawidłowości (p.chimczak@akademiaesg.pl). Tylko upoważnione osoby mają dostęp do tej skrzynki. Sygnalista może wysłać wiadomość e-mail opisującą nieprawidłowość i (opcjonalnie) podać swoje dane kontaktowe. Jeżeli sygnalista pragnie zachować anonimowość, może skorzystać z prywatnego adresu e-mail lub stworzyć nowy, nie wskazujący jego tożsamości.
Zgłoszenie pisemne (listowne): Sygnalista może złożyć zgłoszenie w formie tradycyjnego pisma. Należy je zaadresować na adres siedziby Akademii ESG (ESGA sp. z o.o., [dokładny adres]), z dopiskiem na kopercie „Poufne – do rąk własnych [Koordynatora ds. zgłoszeń]”. Taka koperta zostanie przekazana bez otwierania bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za procedurę sygnalizowania.
Zgłoszenie ustne (telefoniczne lub osobiste): Zapewniamy możliwość dokonania zgłoszenia ustnie. W tym celu sygnalista może:
Potwierdzenie kanałów komunikacji: Informacje o powyższych kanałach (adres e-mail, link do formularza, numer telefonu, adres korespondencyjny) są publikowane w łatwo dostępny sposób na naszej stronie internetowej, w sekcji dotyczącej ochrony sygnalistów. Dzięki temu każdy zainteresowany ma jasność, jak może zgłosić nieprawidłowość. Zgłoszenia można dokonywać całodobowo, przy czym te napływające poza godzinami pracy są obsługiwane bezzwłocznie w najbliższym możliwym terminie.
Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń: Zarząd ESGA sp. z o.o. wyznaczył niezależną i odpowiednio przeszkoloną osobę do obsługi zgłoszeń – Koordynatora ds. zgłaszania nieprawidłowości (zwanego dalej Koordynatorem). Koordynator, ewentualnie wspierający go zespół ds. zgodności i etyki, jest jedyną jednostką mającą dostęp do zgłoszeń wpływających wyżej wymienionymi kanałami. To właśnie Koordynator przyjmuje zgłoszenia, prowadzi wstępną ich weryfikację oraz koordynuje dalsze działania wyjaśniające (tzw. działania następcze). W razie konieczności, Koordynator może angażować do działań wyjaśniających innych specjalistów lub powoływać komisję ad hoc – przy czym zawsze z zachowaniem zasady poufności i bezstronności. Koordynator jest również odpowiedzialny za kontakt z sygnalistą (przekazywanie potwierdzeń, informacji zwrotnych itp.) oraz za prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
Zgłoszenia anonimowe: Akademia ESG dopuszcza możliwość dokonywania zgłoszeń anonimowych (niepodpisanych imieniem i nazwiskiem). Chociaż ustawa o ochronie sygnalistów nie nakłada obowiązku rozpatrywania anonimów, nasza organizacja – kierując się zasadą transparentności i odpowiedzialności – będzie analizować również zgłoszenia anonimowe w miarę posiadanych informacji. Prosimy jednak mieć na uwadze, że brak możliwości skontaktowania się z sygnalistą może utrudnić lub ograniczyć prowadzenie postępowania wyjaśniającego. Jeżeli to możliwe, zachęcamy do podania przynajmniej bezpiecznego kanału kontaktu (np. adresu e-mail) pod którym Koordynator może zadawać dodatkowe pytania lub przekazać informację zwrotną. Gwarantujemy jednocześnie pełną poufność danych osobowych sygnalisty – jeżeli zostaną ujawnione (szczegóły poniżej).
Zapewniamy, że każda osoba dokonująca zgłoszenia w dobrej wierze jest objęta pełną ochroną przewidzianą przepisami prawa oraz niniejszą Polityką. Ochrona ta obejmuje przede wszystkim dwa kluczowe aspekty: poufność tożsamości sygnalisty oraz zakaz działań odwetowych wobec niego.
Poufność i ochrona danych osobowych: Tożsamość sygnalisty (jeśli została ujawniona) będzie ściśle chroniona. Informacje pozwalające zidentyfikować zgłaszającego będą znane wyłącznie wąskiemu gronu osób bezpośrednio zaangażowanych w obsługę zgłoszenia (Koordynator i ewentualnie osoby przez niego upoważnione do pomocy w wyjaśnieniu sprawy). Wszyscy są zobowiązani do zachowania pełnej tajemnicy w tym zakresie. Dane osobowe sygnalistów nie będą ujawniane ani przekazywane osobom trzecim bez podstawy prawnej i zgody zainteresowanego. Nawet fakt dokonania zgłoszenia przez daną osobę pozostanie poufny. Obowiązek ochrony tożsamości sygnalistów wynika wprost z ustawy – jego naruszenie mogłoby skutkować konsekwencjami prawnymi dla naszej organizacji. W celu dodatkowej ochrony danych, wszelkie informacje osobowe związane ze zgłoszeniem są przechowywane w bezpieczny sposób, zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO). Sygnalista, którego dane uzyskano w związku z procedurą, otrzyma odrębną klauzulę informacyjną RODO, zgodnie z wymaganiami prawnymi (dokument taki stanowi załącznik do Polityki).
Zakaz działań odwetowych: Akademia ESG stanowczo zabrania jakichkolwiek działań odwetowych wobec osób zgłaszających nieprawidłowości. Działania odwetowe to wszelkie działania lub zaniechania, które są reakcją na dokonane zgłoszenie i które mogą wyrządzić szkodę sygnaliście (bądź mają na celu zastraszenie go). Oznacza to, że nikt w naszej organizacji (ani jej imieniu) nie może karać, szykanować ani dyskryminować sygnalisty z powodu zgłoszenia przez niego naruszenia. Dotyczy to zarówno bezpośrednich represji, jak i wszelkich form pośredniego utrudniania życia zawodowego zgłaszającemu.
Przykładowo, za działania odwetowe uznajemy m.in.:
Powyższa lista nie jest wyczerpująca – każde działanie wyrządzające lub mogące wyrządzić szkodę sygnaliście z powodu zgłoszenia będzie traktowane jako niedozwolony odwet. Wszelkie próby odwetu będą natychmiast raportowane do najwyższego kierownictwa spółki i mogą skutkować konsekwencjami służbowymi (np. dyscyplinarnymi wobec sprawcy) oraz prawnymi. Pracownicy kadry zarządzającej Akademii ESG mają szczególny obowiązek przeciwdziałania działaniom odwetowym i reagowania na nie.
Ponadto sygnalistom przysługuje ochrona prawna przewidziana ustawą. Oznacza to m.in., że sygnalista, który doznał działań odwetowych, ma prawo dochodzić odszkodowania lub zadośćuczynienia za poniesione szkody lub krzywdy. Akademia ESG deklaruje pełną współpracę z organami państwowymi w zakresie egzekwowania tych uprawnień.
Bezstronność i uczciwe traktowanie: Zapewniamy również, że samo zgłoszenie zostanie rozpatrzone bezstronnie i rzetelnie. Sygnalista nie będzie narażony na żadne negatywne konsekwencje służbowe z tytułu zgłoszenia problemu – nawet jeśli okaże się on ostatecznie niepotwierdzony, pod warunkiem że zgłoszenie dokonane było w dobrej wierze. Równocześnie osoba, której dotyczy zgłoszenie, ma prawo do uczciwego traktowania – zostanie poinformowana o zakończeniu postępowania wyjaśniającego i o jego wynikach, a w toku działań następczych będą respektowane jej prawa (w tym domniemanie niewinności do czasu wykazania naruszenia). Wszystkie strony postępowania mogą liczyć na zachowanie procedur zgodnych z przepisami oraz ochronę swoich danych osobowych.
Każde zgłoszenie otrzymane za pośrednictwem wyżej opisanych kanałów zostaje zarejestrowane i poddane ustalonej procedurze weryfikacji oraz ewentualnych działań następczych. Procedura ta jest zgodna z wymogami prawnymi (Dyrektywy UE i polskiej ustawy) co do terminów i sposobu działania. Przebieg postępowania po wpłynięciu zgłoszenia przedstawia się następująco:
1. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia: Koordynator ds. zgłoszeń niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia, wysyła do sygnalisty (na wskazany przez niego adres kontaktowy) pisemne potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Potwierdzenie może być przekazane e-mailem lub innym ustalonym kanałem komunikacji. W potwierdzeniu podziękujemy za zgłoszenie, wskażemy datę jego otrzymania oraz – o ile to możliwe – przybliżony dalszy harmonogram działań. Jeżeli sygnalista nie pozostawił żadnego adresu do kontaktu (pozostał anonimowy), wówczas nie ma możliwości przekazania potwierdzenia – jednak zgłoszenie i tak zostanie przyjęte do rozpoznania.
2. Wstępna weryfikacja i kwalifikacja zgłoszenia: Koordynator dokonuje wstępnej analizy treści zgłoszenia, aby potwierdzić, że dotyczy ono spraw objętych zakresem niniejszej Polityki i czy zawiera wystarczające informacje do podjęcia dalszych kroków. Na tym etapie może zaistnieć potrzeba skontaktowania się z sygnalistą (o ile jest to możliwe) w celu doprecyzowania pewnych faktów lub uzyskania dodatkowych dowodów. Koordynator sprawdza również, czy zgłoszenie nie jest oczywiście bezzasadne lub oparte na informacjach, które już wcześniej były przedmiotem wyjaśnień. Jeśli zgłoszenie:
3. Działania następcze (postępowanie wyjaśniające i reakcja): Po zakwalifikowaniu zgłoszenia Koordynator, działając z zachowaniem należytej staranności, inicjuje odpowiednie działania następcze. Działania następcze to wszelkie czynności podejmowane w celu zweryfikowania informacji zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzenia stwierdzonemu naruszeniu prawa lub nieprawidłowości. W praktyce mogą one obejmować m.in.:
Działania następcze są podejmowane niezależnie od tego, czy sygnalista w międzyczasie zdecydował się dokonać również zgłoszenia zewnętrznego – wewnętrzna procedura toczy się swoim torem, chyba że organ publiczny przejmie prowadzenie sprawy (np. prokuratura). Koordynator dokumentuje wszystkie podjęte kroki i ich wyniki.
4. Informacja zwrotna dla sygnalisty: Akademia ESG zapewnia sygnalistom informowanie o rezultatach rozpatrywania zgłoszenia. W terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (lub – jeśli potwierdzenie nie mogło być wysłane – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia) Koordynator przekaże sygnaliście informację zwrotną. Informacja ta będzie zawierać w miarę możliwości:
Uwaga: informacja zwrotna może być z konieczności ogólna, jeśli podawanie szczegółów byłoby sprzeczne z przepisami (np. z ochroną danych osobowych osób, których dotyczy zgłoszenie, lub tajemnicą postępowania). Zawsze jednak sygnalista otrzyma wiadomość, że zgłoszenie zostało merytorycznie rozpatrzone. Jeżeli z uwagi na skomplikowany charakter sprawy postępowanie nie zostanie zakończone w ciągu 3 miesięcy, sygnalista otrzyma informację przejściową, a następnie – najpóźniej w ciągu 3 kolejnych miesięcy – końcową informację zwrotną. Łączny czas oczekiwania na ostateczną informację zwrotną nie przekroczy 6 miesięcy, chyba że w szczególnych okolicznościach prawo dopuszcza wydłużenie tego terminu.
Informacja zwrotna zostanie przekazana sygnaliście na wskazany przez niego kanał kontaktowy (np. e-mail lub adres pocztowy). W przypadku sygnalistów anonimowych – oczywiście bez kontaktu – spółka nie ma możliwości przekazania wyników bezpośrednio, niemniej jeśli taka osoba ponownie skontaktuje się w swojej sprawie (podając np. numer zgłoszenia lub szczegóły pozwalające je zidentyfikować), Koordynator poinformuje ją, na ile to możliwe, o stanie i wyniku sprawy.
W trakcie całego postępowania Koordynator dba o to, by sygnalista mógł zadawać pytania i zgłaszać ewentualne dodatkowe informacje. Kanał komunikacji pozostaje otwarty. Procedura jest realizowana w sposób dokumentowalny – prowadzona jest ewidencja zgłoszeń i działań, przy czym dostęp do niej mają tylko upoważnione osoby, a dane z rejestru są przechowywane zgodnie z wymogami poufności.
Polityka Akademii ESG koncentruje się na ułatwianiu zgłoszeń wewnętrznych, jednak przypominamy, że sygnalista ma prawo skorzystać również z kanałów zewnętrznych przewidzianych prawem. Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów, osoba zgłaszająca nieprawidłowość może – niezależnie od dokonania zgłoszenia wewnątrz organizacji lub w sytuacji, gdy uzna to za bardziej właściwe – przekazać informację o naruszeniu do właściwego organu publicznego. Takie zgłoszenie określa się jako zgłoszenie zewnętrzne i polega ono na zawiadomieniu Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego właściwego organu publicznego o podejrzeniu naruszenia prawa. Organem publicznym właściwym będzie np. konkretny urząd lub instytucja nadzorcza mająca ustawowe kompetencje w danym obszarze (przykładowo: w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych – Prezes UODO; w sprawach finansowych – KNF; naruszeń prawa pracy – Państwowa Inspekcja Pracy, itd.).
Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO) pełni szczególną rolę jako organ, do którego można kierować zgłoszenia zewnętrzne w każdej sprawie naruszenia prawa – również wtedy, gdy sygnalista nie jest pewien, jaki organ branżowy będzie właściwy. Zgłoszenie zewnętrzne do RPO lub innego organu może być dokonane ustnie lub pisemnie, analogicznie jak opisano to dla procedury wewnętrznej. Od 25 grudnia 2024 r. w Polsce obowiązują przepisy regulujące obsługę zgłoszeń zewnętrznych – RPO oraz organy publiczne mają obowiązek ustanowić własne procedury przyjmowania i weryfikacji takich zgłoszeń. Na naszej stronie internetowej udostępniamy zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat sposobu dokonania zgłoszenia zewnętrznego – w tym aktualne dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz innych właściwych organów. Zachęcamy, by w pierwszej kolejności korzystać z procedury wewnętrznej, gdyż pozwala to nam samodzielnie i szybko naprawić problem; jednak sygnalista ma pełną swobodę wyboru kanału i skorzystanie z drogi zewnętrznej (lub równoległe zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne) nie spowoduje wobec niego żadnych negatywnych konsekwencji. Co więcej, w pewnych przypadkach zrozumiałe jest pominięcie kanału wewnętrznego – np. gdy sygnalista obawia się bezpośrednich działań odwetowych ze strony przełożonych lub uważa, że naruszeniu nie da się skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji (np. gdy najwyższe kierownictwo jest uwikłane w nieprawidłowość).
Niniejsza Polityka zgłaszania nieprawidłowości została przyjęta przez Zarząd ESGA sp. z o.o. i odzwierciedla naszą wolę prowadzenia działalności w sposób etyczny i transparentny. Stanowi ona ważny element systemu compliance w Akademii ESG oraz uzupełnienie naszych działań na rzecz propagowania etyki w obszarach Environmental, Social, Governance (ESG) oraz ochrony praw człowieka. Zarząd zobowiązuje się do przestrzegania niniejszej Polityki, zapewnienia odpowiednich zasobów do jej realizacji oraz regularnego przeglądu jej skuteczności.
Wszyscy pracownicy i współpracownicy Akademii ESG są zobowiązani zapoznać się z treścią Polityki i jej przestrzegać. Będziemy prowadzić szkolenia oraz komunikować zasady whistleblowingu, aby kultura otwartości i odpowiedzialności organizacyjnej była utrwalona na co dzień. Polityka będzie okresowo aktualizowana w razie zmian prawnych lub zdobytych doświadczeń, tak aby stale spełniała najwyższe standardy ochrony sygnalistów i zapobiegania nieprawidłowościom.
Dziękujemy wszystkim osobom, które – kierując się troską o etykę i dobro wspólne – zdecydują się zabrać głos i zgłosić nieprawidłowość. Dzięki Waszej odwadze Akademia ESG może nieustannie doskonalić swoje działania i pozostawać wierna swoim wartościom. Bezpieczeństwo sygnalistów i skuteczne rozwiązywanie ujawnionych problemów pozostają naszym absolutnym priorytetem.
Polityka obowiązuje od dnia 01.11.2024 r.
